對(duì)產(chǎn)品經(jīng)理來(lái)說(shuō)，開(kāi)會(huì)算是日常之一。但實(shí)際上，很多人并不知道怎么處理會(huì)議：如何準(zhǔn)備，如何記錄，如何復(fù)盤(pán)。作者經(jīng)過(guò)數(shù)次高密度的會(huì)議后，總結(jié)了這6點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)，希望能對(duì)你有所幫助。

有人開(kāi)玩笑說(shuō)，產(chǎn)品經(jīng)理不是在開(kāi)會(huì)，就是在去開(kāi)會(huì)的路上。

從發(fā)現(xiàn)需求到產(chǎn)品落地，產(chǎn)品設(shè)計(jì)是整個(gè)鏈條中非常重要的環(huán)節(jié)，為了保證信息的高效傳遞，產(chǎn)品經(jīng)理要跟不同的人開(kāi)各種會(huì)議。

對(duì)于工作經(jīng)驗(yàn)豐富的職場(chǎng)老司機(jī)來(lái)說(shuō)，因?yàn)閷?duì)業(yè)務(wù)、人員都很熟悉，可能開(kāi)會(huì)不是什么難事。而對(duì)一些產(chǎn)品新人，或者換工作進(jìn)入新環(huán)境的產(chǎn)品經(jīng)理，開(kāi)會(huì)可能會(huì)遇到一些挑戰(zhàn)。

剛剛?cè)肼毶霞夜镜臅r(shí)候，我就經(jīng)歷了這樣的挑戰(zhàn)：原本以為開(kāi)會(huì)很簡(jiǎn)單，卻經(jīng)歷了幾次失敗的會(huì)議。今天，我就給大家分享一些在新環(huán)境中組織會(huì)議的經(jīng)歷和心得。

一、新人開(kāi)會(huì)，態(tài)度第一，心態(tài)第二

進(jìn)入新環(huán)境，我盡力在有限時(shí)間內(nèi)盡快熟悉人員、熟悉業(yè)務(wù)，對(duì)第一次會(huì)議我也非常重視，做了非常多的準(zhǔn)備。盡管如此，第一次會(huì)議也出現(xiàn)了不少狀況：

參會(huì)者在會(huì)議中，說(shuō)了一些業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)，而這些內(nèi)容，在調(diào)研未提及，且文檔、系統(tǒng)里也沒(méi)有，導(dǎo)致被業(yè)務(wù)方提問(wèn)時(shí)，我無(wú)從回答。

參會(huì)者之間比較熟悉，他們會(huì)用一些他們習(xí)以為常的“黑話”、“暗號(hào)”，但因?yàn)槲覍?duì)他們之前的歷史溝通情況不了解，理解有困難。

部分參會(huì)者的提問(wèn)比較直接，搞得自己有點(diǎn)尷尬，比如：你連這個(gè)都不知道嗎？你是產(chǎn)品經(jīng)理，你要對(duì)調(diào)研清楚業(yè)務(wù)呀！

在開(kāi)會(huì)之前，做好一切我們能做的準(zhǔn)備，這是我們對(duì)待會(huì)議的基本態(tài)度。

雖然準(zhǔn)備充足，會(huì)議中難免還會(huì)出現(xiàn)各種意料之外的問(wèn)題，萬(wàn)一碰到不好相處的人，可能還會(huì)有點(diǎn)難堪。

碰到這種情況，不被其他人帶情緒的語(yǔ)言所影響，不卑不亢。要肯定自己的努力，別人提出的問(wèn)題，有則改之，無(wú)則加勉，穩(wěn)住心態(tài)，那些過(guò)分不友好、過(guò)于生分的話，就一笑了之吧~

二、熟悉業(yè)務(wù)后，開(kāi)會(huì)技巧很重要

可能是到了新環(huán)境，自己過(guò)分關(guān)注業(yè)務(wù)，而忽視了一些開(kāi)會(huì)溝通的技巧，導(dǎo)致最開(kāi)始的幾次會(huì)議效果非常差。我出現(xiàn)的問(wèn)題包括不限于：

1）會(huì)前計(jì)劃不到位

想一出是一出，想開(kāi)會(huì)找不到會(huì)議室；會(huì)前通知不到位，部分干系人忘記通知。

2）會(huì)議過(guò)程失控

會(huì)議議程模糊，導(dǎo)致開(kāi)會(huì)主題跑偏；沒(méi)定義清楚問(wèn)題，導(dǎo)致開(kāi)會(huì)反復(fù)拉鋸，甚至為了爭(zhēng)奪話語(yǔ)權(quán)要提高音量，氣氛緊張。

3）會(huì)后忘記跟進(jìn)

會(huì)議過(guò)程中未進(jìn)行有效記錄，會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)，結(jié)束后很多重要事項(xiàng)忘記跟進(jìn)。

有兩次會(huì)議，都是4-6小時(shí)的長(zhǎng)時(shí)間拉鋸戰(zhàn)。更有一次，領(lǐng)導(dǎo)第二天出差，結(jié)果因?yàn)閱?wèn)題沒(méi)討論清楚，拉著領(lǐng)導(dǎo)“吵架” 到半夜。

自己也學(xué)習(xí)了很多技巧，但是想到和做到，差距還是有的。后來(lái)，我結(jié)合自己的經(jīng)驗(yàn)，按照會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后總結(jié)了幾點(diǎn)給自己的告誡

1. 會(huì)前準(zhǔn)備要充分

很多事情執(zhí)行起來(lái)并不困難，但是思考為什么做、如何做，才是最重要的。

會(huì)前，要定義清楚會(huì)議的主題，流程等。其實(shí)按照 5w2h 去思考和準(zhǔn)備，準(zhǔn)備效果就不會(huì)太差。

其中，最重要的，是要確定會(huì)議的目的：思考清楚問(wèn)題是什么，問(wèn)題的價(jià)值是什么，問(wèn)題之間的關(guān)系和主次是什么。

再就是，基于問(wèn)題和會(huì)議目的確定干系人，在會(huì)前同和干系人溝通、對(duì)齊目標(biāo)。

剩下的，就是確定 W 中的其他事項(xiàng)了，記得，要提前規(guī)劃。

多說(shuō)一點(diǎn)：在不熟悉的環(huán)境中組織開(kāi)會(huì)，要盡可能提前去了解參會(huì)人的調(diào)性，平時(shí)多觀察其說(shuō)話做事風(fēng)格，這樣會(huì)中才能做好管控（當(dāng)然，這個(gè)也只能是通過(guò)多相處才知道）。

2. 會(huì)中，要學(xué)會(huì)管控

不同人之間，認(rèn)知、經(jīng)歷、利益關(guān)系不同，溝通起來(lái)本就不是容易的事。

參會(huì)人越多，不同的聲音也越多。我們要進(jìn)行合理的管控，才能保障會(huì)議秩序。在會(huì)前準(zhǔn)備環(huán)節(jié)就應(yīng)考慮到這些點(diǎn)。

第一，留意過(guò)于抽象的表述

一個(gè)人說(shuō)了半天，但是其他人 get 不到點(diǎn)，無(wú)法理解。

比如，一個(gè)人老說(shuō)一些抽象的場(chǎng)景，就是不好好舉例說(shuō)問(wèn)題：你的這個(gè)需求風(fēng)險(xiǎn)很大，SQL 不是這么寫(xiě)的。

這個(gè)時(shí)候，要提醒發(fā)言人拿具體的例子講解，因?yàn)槌橄蟮母拍?，很容易出現(xiàn)理解偏差。理解不一致，很難高效溝通。

第二，避免脫離主線議題

在會(huì)中，難免會(huì)有人提出新的問(wèn)題，甚至是新的議題，我們首先要判斷這個(gè)議題和當(dāng)初目標(biāo)問(wèn)題是否一致，是否值得花更多時(shí)間討論。

如果議題本身價(jià)值不大，可以禮貌地將話題拉回主線：誒，XXX，這個(gè)問(wèn)題不在這次會(huì)議議題里，因?yàn)闀r(shí)間有限，我們可否會(huì)后繼續(xù)討論，我先記錄下來(lái)。

我們要應(yīng)該控制討論的時(shí)間，如果衍生出短時(shí)間沒(méi)法得出結(jié)論的重要議題，最好的辦法是先記錄下來(lái)，再組織專(zhuān)題會(huì)議討論。

3. 會(huì)議結(jié)束，形成結(jié)論并持續(xù)跟進(jìn)

每個(gè)高效的會(huì)議，都必定要有結(jié)論。所以，在散會(huì)前，我們要公示會(huì)議結(jié)論及各項(xiàng)待辦（精確到跟進(jìn)人、時(shí)間）。

詳細(xì)的會(huì)議紀(jì)要，要在會(huì)后及時(shí)發(fā)出（郵件、IM），一方面，是記錄會(huì)議，另一方面，是存檔，后續(xù)追溯問(wèn)題也方便。

會(huì)議結(jié)束，意味著事項(xiàng)處理的開(kāi)始，我們要持續(xù)跟進(jìn)每個(gè)待辦的處理，形成閉環(huán)，這樣才實(shí)現(xiàn)了開(kāi)會(huì)的目的。

三、持續(xù)提高，PDCA迭代升級(jí)不可少

在熟悉新環(huán)境的過(guò)程中，我牽頭組織了多次不同主題的會(huì)議。最開(kāi)始，臨時(shí)在釘釘群里艾特幾個(gè)人，就臨時(shí)先拉個(gè)會(huì)了。

因?yàn)闀?huì)議效果不好，我開(kāi)始復(fù)盤(pán)和優(yōu)化。開(kāi)了 2 次會(huì)后，我嘗試按照套路去組織會(huì)議，第 3 次會(huì)后，我開(kāi)始結(jié)合團(tuán)隊(duì)特性調(diào)整記錄的內(nèi)容，慢慢完善自己和當(dāng)前團(tuán)隊(duì)開(kāi)會(huì)的套路。

比如，我在會(huì)議通知部分，會(huì)講清楚什么人、在什么時(shí)間和地點(diǎn)、圍繞什么主題進(jìn)行探討，提前給出會(huì)議必讀的材料：

我在會(huì)前，會(huì)著重梳理會(huì)議必讀材料，提前將核心問(wèn)題的例子梳理清楚，以便在會(huì)議中就具體問(wèn)題展開(kāi)討論。比如，在溝通數(shù)倉(cāng)建模的時(shí)候，我就提前結(jié)合場(chǎng)景準(zhǔn)備了例子：

會(huì)議紀(jì)要部分，我會(huì)記錄【會(huì)議通知信息】、【會(huì)議議程】、【會(huì)議過(guò)程記錄】、【會(huì)議結(jié)論】、【其他增補(bǔ)議題及結(jié)論】、【會(huì)議待辦】。

會(huì)議結(jié)束后，我會(huì)把會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給各個(gè)參會(huì)人，然后跟進(jìn)待辦。經(jīng)過(guò)多次改善之后，我的會(huì)議管理能力也得到了同事們的認(rèn)可。

不同的團(tuán)隊(duì)，有不同的風(fēng)格。我們可以總結(jié)每次會(huì)議，提升會(huì)議的效率，按照 PDCA 的方法去提升我們會(huì)議的管理能力。

四、總結(jié)一下

講了這么多，稍微匯總一下所說(shuō)到的建議：

會(huì)前，規(guī)劃充分定主題，抓住關(guān)鍵5W2H；

會(huì)中，抽象問(wèn)題具體化，衍生問(wèn)題會(huì)后聊；

會(huì)后，及時(shí)總結(jié)發(fā)紀(jì)要，持續(xù)跟進(jìn)成閉環(huán)；

態(tài)度第一，心態(tài)第二，提升組織溝通技巧，結(jié)果一般不會(huì)太差

開(kāi)會(huì)，是我們?nèi)粘７浅Ｖ匾臏贤▓?chǎng)景，會(huì)議管理的問(wèn)題，本質(zhì)上都還是溝通問(wèn)題。

一方面，要提升自己對(duì)人和事的理解，增強(qiáng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，減少溝通屏障。

另一方面，多換位思考，準(zhǔn)備充分，適當(dāng)提升自己的溝通技巧，讓信息更高效傳達(dá)被人接受。

新人在新環(huán)境中的前幾次會(huì)議，是給自己樹(shù)立威信的重要機(jī)會(huì)。

盡力做好，不卑不亢，持續(xù)提升，祝大家都能開(kāi)好會(huì)～

作者：lee；公眾號(hào)：樂(lè)說(shuō)樂(lè)言

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