編輯導(dǎo)讀：在互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)工作的人都有一種感覺，每天的工作好多好復(fù)雜，感覺一天什么都沒干就結(jié)束了。面對繁雜的項(xiàng)目，我們需要利用一些項(xiàng)目管理工作來提高效率。本文作者分享了是個項(xiàng)目管理工具，一起來看看吧。

下面衛(wèi) Sir 介紹產(chǎn)品開發(fā)管理中的四個工具，主要描述以下三方面的內(nèi)容：

• 它們是什么？
• 它們?nèi)绾喂ぷ鳎?/li>
• 它們?nèi)绾问鼓愕膱F(tuán)隊(duì)受益？

四個工具分別是：

• 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)車輪圖：如何為跨職能團(tuán)隊(duì)配備人員？
• RACI 圖表：如何確定角色和職責(zé)？
• 功能相位矩陣：如何避免功能職責(zé)間的差距？
• 邊界及升級管理：如何設(shè)置項(xiàng)目邊界條件？

一、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)車輪圖

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)車輪圖也被稱為跨職能團(tuán)隊(duì)圖或核心小組圖，目的是為跨職能團(tuán)隊(duì)配備人員。

很少有跨職能團(tuán)隊(duì)能夠以足夠的資源啟動項(xiàng)目，并按可預(yù)測的時間表交付產(chǎn)品。

更多的情況是，當(dāng)項(xiàng)目成員在不同時間從事不同項(xiàng)目時，關(guān)鍵風(fēng)險是管理資源可用性的潮起潮落。

為了快速了解人員配備缺口，團(tuán)隊(duì)可以使用下圖所示工具來清楚了解團(tuán)隊(duì)人員的配備情況：

1. 使用項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)車輪圖定義跨職能團(tuán)隊(duì)

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)車輪圖按職能標(biāo)識了核心項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員，以及擴(kuò)展團(tuán)隊(duì)成員的角色和姓名。

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)車輪圖是一個簡單強(qiáng)大的工具，可以快速確定人員配備，并且可以呈現(xiàn)跨項(xiàng)目擴(kuò)展的資源方面的差距。

該工具可針對不同類型的項(xiàng)目（大型或小型項(xiàng)目）、初創(chuàng)企業(yè)、大型企業(yè)進(jìn)行不同程度的擴(kuò)展。

它提供了一致的模型，可幫助管理團(tuán)隊(duì)人力資源相關(guān)的風(fēng)險。

對于大型項(xiàng)目，可以創(chuàng)建多個團(tuán)隊(duì)車輪圖，每個輪子都從核心團(tuán)隊(duì)輪子向外輻射。

2. 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)車輪圖的好處

• 確保所有跨職能團(tuán)隊(duì)成員都知道他們的角色，以及其他人的角色定義；
• 清楚地識別團(tuán)隊(duì)中的資源缺口；
• 定義專用于特定項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的成員；
• 最大限度地減少因成員缺失或其他人力資源問題而造成的意外或項(xiàng)目失敗。

3. 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)車輪圖如何幫助項(xiàng)目經(jīng)理

在所有必需的資源都可用之前啟動項(xiàng)目的情況并不少見。

項(xiàng)目經(jīng)理可以基于這個工具，圍繞人員配備做出基于風(fēng)險的決策，同時它清楚地傳達(dá)了如何減輕或解決任何人員差距。

對于擁有大量利益相關(guān)者的企業(yè)來說，它也是一種有效的溝通工具。

該工具可確保所有利益相關(guān)者的利益在項(xiàng)目中得到體現(xiàn)，它為整個跨職能團(tuán)隊(duì)提供了一致的方法來確定資源缺口。

它還具有可擴(kuò)展性，甚至可以圍繞公司之外創(chuàng)建擴(kuò)展的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。

雖然該工具可以衡量跨職能團(tuán)隊(duì)人員配備程度并快速識別資源缺口，但它不評估分配資源的質(zhì)量和有效性。

由于優(yōu)先級沖突，影響跨職能資源有效性的兩個因素分別是：

• 技能水平；
• 資源可用性。

這些問題會影響團(tuán)隊(duì)的交付能力。

二、RACI 圖表：闡明角色和職責(zé)

RACI 包含四方面的內(nèi)容：

• 誰負(fù)責(zé)（R = Responsible），即負(fù)責(zé)執(zhí)行任務(wù)的角色，該角色具體負(fù)責(zé)操控項(xiàng)目、解決問題；
• 誰批準(zhǔn)（A = Accountable），即對任務(wù)負(fù)全責(zé)的角色，只有經(jīng)他同意或簽署之后，項(xiàng)目才能得以進(jìn)行；
• 咨詢誰（C = Consulted），擁有完成項(xiàng)目所需的信息或能力的人員；
• 通知誰 (I =Informed)，即擁有特權(quán)、應(yīng)及時被通知結(jié)果的人員，卻不必向他咨詢、征求意見。

分清誰在項(xiàng)目中做什么是最基本的要求，明確的任務(wù)、明確的職責(zé)和截止日期，是項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)。

RACI 圖表有助于定義哪些角色是負(fù)責(zé)人、咨詢?nèi)撕椭槿恕?/p>

隨著項(xiàng)目開發(fā)復(fù)雜性的增加，創(chuàng)建一個清晰的圖表，標(biāo)明誰負(fù)責(zé)什么。

這有助于防止任何類型的項(xiàng)目失敗，如，開發(fā)、設(shè)計(jì)、IT、人力資源或變更管理。

1. 如何創(chuàng)建 RACI 圖表

RACI 圖表是一個帶有圖形圖標(biāo)的矩陣：

• 在橫軸上標(biāo)識關(guān)鍵可交付成果；
• 在縱軸上標(biāo)識關(guān)鍵角色（或關(guān)鍵個人），包括項(xiàng)目經(jīng)理；
• 淺綠色圓圈：任務(wù)中涉及的單個執(zhí)行人；
• 深藍(lán)色圓圈：直接責(zé)任人（DRI），即負(fù)責(zé)交付/決策的人。

每個可交付成果或任務(wù)應(yīng)該只有一個 DRI，這是一個動態(tài)圖表，需要隨著職責(zé)的變化而更新。

2. RACI 圖表的好處

• 確保每個可交付成果/決定都只有一個負(fù)責(zé)人；
• 提供角色和職責(zé)的直觀表示；
• 建立對角色的共同理解并消除內(nèi)部分歧；
• 有利于跨地域管理；
• 有利于責(zé)任追蹤。

3. RACI 圖表對抗項(xiàng)目延遲

除了需求不明確外，職責(zé)不明確也是導(dǎo)致項(xiàng)目延誤的主要原因之一。

通過向團(tuán)隊(duì)提供與關(guān)鍵功能相關(guān)的可交付成果的清晰圖表，可以大大減少或消除這個問題。

此外，圖表是在項(xiàng)目開始時創(chuàng)建的，因?yàn)轫?xiàng)目經(jīng)理事先得到了團(tuán)隊(duì)成員的認(rèn)可，這些成員表明他們已加入并致力于給定的任務(wù)。

在項(xiàng)目期間使用它是因?yàn)?，它提供了一個定期審查的參考表，以確保任務(wù)配備適當(dāng)，并且每個可交付成果或決策都有明確的 DRI 指示。

修改工具以匹配手頭任務(wù)的范圍，對于大型項(xiàng)目，最好有兩個級別的 RACI 圖：

• 一個用于整個項(xiàng)目；
• 其他幾個用于子系統(tǒng)級別。

例如，在平臺項(xiàng)目中，可能有四個 RACI 圖表：

• 三個二級圖表來涵蓋項(xiàng)目的 Web、客戶端和設(shè)備部分；
• 再加上一個用于整個項(xiàng)目。

有時，角色需要更加明確和具體任務(wù)，在這種情況下，參與任務(wù)的三個級別（未參與、參與、負(fù)責(zé)）是不夠的。

你可能需要添加其他角色，例如，批準(zhǔn)和咨詢。

三、功能相位矩陣

公司每天都會推出新項(xiàng)目，當(dāng)團(tuán)隊(duì)不能清楚地了解每個團(tuán)隊(duì)成員在項(xiàng)目的每個階段所做的貢獻(xiàn)時，項(xiàng)目很快就會脫軌。

那么，如何快速構(gòu)建和傳達(dá)里程碑目標(biāo)和團(tuán)隊(duì)成員的貢獻(xiàn)以突出差距和重疊？

功能相位矩陣是幫助項(xiàng)目經(jīng)理的強(qiáng)大工具，功能相位矩陣允許跨職能項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)：

• 確定項(xiàng)目目標(biāo)；
• 確定角色和職責(zé)；
• 確定主要階段成果。

使用矩陣來確定團(tuán)隊(duì)成員和里程碑可交付成果之間的依賴關(guān)系：

功能相位矩陣的好處：

• 確保你可以在階段/里程碑級別進(jìn)行跨職能協(xié)調(diào)；
• 確保你將所有關(guān)鍵可交付成果分配給個人；
• 它是一個可擴(kuò)展的工具，你可以應(yīng)用于大型或小型團(tuán)隊(duì)、簡單或復(fù)雜的項(xiàng)目以及跨地域團(tuán)隊(duì)；
• 幫助你的團(tuán)隊(duì)與產(chǎn)品交付期望保持一致。

功能相位矩陣可以通過在項(xiàng)目生命周期的早期明確角色和職責(zé)，來提高項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的效率，也是開始創(chuàng)建一致開發(fā)過程的最簡單方法之一。

四、邊界管理

在項(xiàng)目開始時，由產(chǎn)品負(fù)責(zé)人和管理層的開發(fā)團(tuán)隊(duì)就成功的關(guān)鍵維度達(dá)成一致。

例如，一個項(xiàng)目具有某些必備功能、目標(biāo)開發(fā)成本、質(zhì)量度量、目標(biāo)成本和項(xiàng)目時間表。

然后，團(tuán)隊(duì)和管理層就每個維度達(dá)成明確的量化目標(biāo)，這些是邊界條件，是團(tuán)隊(duì)和管理層衡量成功的標(biāo)準(zhǔn)。

這些條件構(gòu)成了一份合同，規(guī)定了團(tuán)隊(duì)將交付什么以及管理層期望什么。

一旦設(shè)置了邊界條件并開始項(xiàng)目，只要團(tuán)隊(duì)繼續(xù)朝目標(biāo)前進(jìn)，管理層就需要讓團(tuán)隊(duì)自我管理。

如果項(xiàng)目似乎無法在五個維度中的一個或多個方面達(dá)到其邊界條件，也即邊界突破，項(xiàng)目經(jīng)理必須：

• 立即通知管理層；
• 提出邊界突破的解決方案。

這些通信觸發(fā)了快速的升級過程，此過程旨在幫助項(xiàng)目經(jīng)理在預(yù)期邊界突破時讓團(tuán)隊(duì)快速回到正軌。

在管理層收到團(tuán)隊(duì)可能發(fā)生邊界突破的消息后，管理層可以同意或不同意團(tuán)隊(duì)的提議，并提出如何補(bǔ)救這種情況的建議。

如果管理層同意，那么每一方都會確認(rèn)一個新的有風(fēng)險邊界條件的量化措施，項(xiàng)目就會按照新的規(guī)范推進(jìn)。

如果管理層不同意團(tuán)隊(duì)的提議，那么接下來是面對面的會議，由項(xiàng)目經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)的團(tuán)隊(duì)和管理層協(xié)商新合同，為項(xiàng)目設(shè)定新的邊界條件。

然后，該團(tuán)隊(duì)根據(jù)此新協(xié)議繼續(xù)執(zhí)行該項(xiàng)目。

以一個可穿戴設(shè)備為例：

該團(tuán)隊(duì)離職了一位資深程序員，這使得產(chǎn)品的最小版本 MVP 開發(fā)延遲。

直接影響了兩個未開發(fā)的關(guān)鍵 API，盡管延遲并未對項(xiàng)目的整體時間安排產(chǎn)生重大影響，但它增加了成本，現(xiàn)在估計(jì)會超出預(yù)算 20%。

缺陷率高于預(yù)期但在范圍內(nèi)，其他邊界條件仍然是可實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。

這些預(yù)期的邊界突破引發(fā)了一次越界評審，重新協(xié)商了略高的預(yù)算和一組修訂后的功能，最終使團(tuán)隊(duì)重回正軌。

如下面的邊界條件圖所示，團(tuán)隊(duì)與項(xiàng)目經(jīng)理一起為五個變量設(shè)置邊界條件：

• 開發(fā)成本；
• 產(chǎn)品成本；
• 時間；
• 特性；
• 質(zhì)量。

五邊形內(nèi)的彩色形狀顯示每個邊界條件的當(dāng)前位置和預(yù)期軌跡：

• 那些朝著圖形中心（綠色）前進(jìn)的，標(biāo)識已經(jīng)走上正軌；
• 那些朝向外圍的，正在漂移出界（黃色）；
• 而那些在圖形邊緣（紅色）的，有邊界被打破的危險。

邊界條件方法強(qiáng)調(diào)定量目標(biāo)，這些目標(biāo)是計(jì)劃成功的合理預(yù)測指標(biāo)。

通過管理目標(biāo)消除微觀管理的不確定性，從過程中消除大量的摩擦和主觀性。

應(yīng)用這些工具將幫助建立你的項(xiàng)目管理能力，增加創(chuàng)新，同時加快產(chǎn)品上市時間。