項(xiàng)目管理中常出現(xiàn)意料外的狀況，一個(gè)處置不當(dāng)就會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目的失敗，產(chǎn)品上線延期、需求范圍變更、消耗資源增加等問題比比皆是。上篇文章以實(shí)際項(xiàng)目為例，對(duì)項(xiàng)目管理中啟用和計(jì)劃環(huán)節(jié)做了復(fù)盤。書接上回，本文繼續(xù)復(fù)盤項(xiàng)目執(zhí)行和收尾環(huán)節(jié)。看看實(shí)施過程中的有哪些亮點(diǎn)、槽點(diǎn)、改進(jìn)點(diǎn)。希望能夠在項(xiàng)目管理方面對(duì)大家有所幫助。

一、執(zhí)行任務(wù)

經(jīng)過任務(wù)分解和進(jìn)度規(guī)劃，需要協(xié)調(diào)人員和各類資源來按照計(jì)劃實(shí)施任務(wù)。執(zhí)行任務(wù)階段的難點(diǎn)主要體現(xiàn)在資源調(diào)配（配置情況、到位情況、發(fā)放情況、使用情況）和團(tuán)隊(duì)管理兩個(gè)方面。在資源配置方面，“郵政郵區(qū)中心局”項(xiàng)目中首先面臨的問題就是產(chǎn)品和研發(fā)人員不足、服務(wù)器資源不足；在團(tuán)隊(duì)管理方面，因?yàn)閳F(tuán)隊(duì)分別來自兩個(gè)部門，加上兩地辦公，工作協(xié)調(diào)難度也比較大……總的來說，任重道遠(yuǎn)。

1. 小亮點(diǎn)：持有資源的充分使用

項(xiàng)目的研發(fā)實(shí)施時(shí)間只要2個(gè)月，實(shí)施范圍基本覆蓋用工管理中長期工和臨時(shí)工兩條業(yè)務(wù)線的主要流程，時(shí)間非常緊張。現(xiàn)有資源難以支撐滿足項(xiàng)目需求時(shí)，從充分利用現(xiàn)有資源和尋求外部幫助兩個(gè)方向來解決。

1）充分使用已有的資源

將已掌握的資源進(jìn)行充分地利用，結(jié)合計(jì)劃階段拆解的任務(wù)進(jìn)行人員安置。同時(shí)根據(jù)項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)要求，酌情安排加班等措施來追趕進(jìn)度。雖然交付物的輸出進(jìn)度上有所改善，但加班不是長久之計(jì)。持續(xù)加班會(huì)影響團(tuán)隊(duì)氛圍，越往后交付質(zhì)量也會(huì)越低。所以也要尋求外部支持……

2） 積極獲取外部的支持

在現(xiàn)有資源不足的情況下，積極上級(jí)和兄弟部門協(xié)商，申請(qǐng)借調(diào)人力和采購硬件等資源。比如：面臨產(chǎn)品設(shè)計(jì)資源不足，就借調(diào)同部門不同小組的產(chǎn)品經(jīng)理支援；面對(duì)服務(wù)器容量不足和不穩(wěn)定的情況，及時(shí)向公司申請(qǐng)服務(wù)器上云和購買容量等措施。雖然最終在人力方面依然沒有得到很好的滿足，但是一定程度緩解了壓力。

2. 吐槽點(diǎn)：團(tuán)隊(duì)成員之間的“各自為政”

誠然團(tuán)隊(duì)成員都很努力，但由于大家對(duì)團(tuán)隊(duì)其他人的任務(wù)目標(biāo)了解不夠清晰，導(dǎo)致在工作協(xié)同方面表現(xiàn)的如同“各自為政”一樣。

雖然負(fù)責(zé)的是同一個(gè)項(xiàng)目，但是具體負(fù)責(zé)的模塊并不一樣，同時(shí)模塊之間相互影響，并不是孤立的。在工作協(xié)作中暴露了嚴(yán)重問題，在研發(fā)環(huán)節(jié)表現(xiàn)的尤為突出。

1）任務(wù)銜接不清晰

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中的研發(fā)人員分別來自兩個(gè)部門，工作習(xí)慣沒有得到較為充分的磨合。雖然在計(jì)劃階段對(duì)不同研發(fā)人員負(fù)責(zé)的功能模塊做了分工，但是各自功能模塊的數(shù)據(jù)交互等部分沒有銜接好，導(dǎo)致代碼質(zhì)量、功能輸出進(jìn)度等受到影響。

比如：A同學(xué)負(fù)責(zé)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)功能“區(qū)域組別崗位”（現(xiàn)場(chǎng)作業(yè)級(jí)別劃分），B同學(xué)負(fù)責(zé)的“用工需求提報(bào)”業(yè)務(wù)流中需要調(diào)用該數(shù)據(jù)，因?yàn)闇贤ú粔虺浞?，?dǎo)致取值出現(xiàn)偏差。

2）發(fā)版流程不規(guī)范

不同團(tuán)隊(duì)的代碼發(fā)布流程不一樣，但是在一個(gè)項(xiàng)目中出現(xiàn)了兩套代碼發(fā)布流程只會(huì)帶來混亂，在項(xiàng)目中就是不規(guī)范的！技術(shù)負(fù)責(zé)人在發(fā)布前沒有制定和統(tǒng)一拉通相關(guān)的規(guī)范，導(dǎo)致代碼多人多次發(fā)布到同一代碼環(huán)境，導(dǎo)致代碼混亂，功能崩潰。

3. 改進(jìn)點(diǎn)：從澄清目標(biāo)到團(tuán)結(jié)合作

合理的工作協(xié)調(diào)是快速推動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)程的基礎(chǔ)條件之一，所以為了避免“各自為政”的現(xiàn)象，可以從兩方面著手，一方面需要加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)成員之間工作習(xí)慣的磨合，建立合適的任務(wù)銜接模式。另一方面，需要就任務(wù)目標(biāo)在團(tuán)隊(duì)內(nèi)部達(dá)成共識(shí)，從而促進(jìn)團(tuán)隊(duì)成員間的緊密合作。具體如下：

1）澄清目標(biāo)意義

在團(tuán)隊(duì)內(nèi)部澄清具體的目標(biāo)要求和目標(biāo)意義，只有真正了解和認(rèn)同了目標(biāo)才能有效的提升凝聚力。

目標(biāo)要求：是指項(xiàng)目目標(biāo)下拆解后的子任務(wù)目標(biāo)，根據(jù)SMART原則設(shè)定和傳達(dá)。

目標(biāo)意義：來從過去的角度，闡述做這件事情的出發(fā)點(diǎn)是什么，需求解決什么樣的問題；從未來的角度，闡述做的事情會(huì)達(dá)成什么效果。

2）互相知曉目標(biāo)

為什么要知道他人的任務(wù)目標(biāo)？因?yàn)橐环矫婵梢蕴峁┫嚓P(guān)的資源和信息進(jìn)行輔助，同時(shí)可以避免和別人目標(biāo)沖突的事情；另一方面公開自己的目標(biāo)，也有利于他人的監(jiān)督。具體可通過項(xiàng)目日會(huì)、周會(huì)、板報(bào)等形式來展現(xiàn)。

二、項(xiàng)目收尾

磕磕絆絆終于到了項(xiàng)目收尾環(huán)節(jié)，本環(huán)節(jié)主要任務(wù)是對(duì)驗(yàn)收各項(xiàng)任務(wù)的輸出物，并且向業(yè)務(wù)部門推廣系統(tǒng)。如果驗(yàn)收出現(xiàn)紕漏，項(xiàng)目也將功虧一簣。

最終項(xiàng)目驗(yàn)收通過。但是延期了將近1周的時(shí)間，而且功能范圍也和項(xiàng)目計(jì)劃出現(xiàn)偏差。因?yàn)樵诋a(chǎn)品研發(fā)過程中業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生變化，原先的產(chǎn)品設(shè)計(jì)已不能適應(yīng)新的業(yè)務(wù)場(chǎng)景，不得不進(jìn)行調(diào)整，執(zhí)行需求變更流程。

1. 小亮點(diǎn)：可接受范圍的產(chǎn)品發(fā)布

因?yàn)樾枨笞兏?、團(tuán)隊(duì)資源限制（外包研發(fā)人員沒有到位）等原因，產(chǎn)品的驗(yàn)收的時(shí)間和范圍跟原計(jì)劃并不一致。好在項(xiàng)目執(zhí)行過程中做了預(yù)警，變更結(jié)果獲得了項(xiàng)目干系人的認(rèn)可。同時(shí)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)為了系統(tǒng)上線后的使用推廣做了很多工作。

1）組織產(chǎn)品驗(yàn)收

產(chǎn)品驗(yàn)收并不沒有很高的操作難度，但是是過程相對(duì)繁瑣。由研發(fā)、測(cè)試、產(chǎn)品等多個(gè)角色從各自的角度參與驗(yàn)收工作。

研發(fā)驗(yàn)收：根據(jù)需求文檔在本地環(huán)境進(jìn)行單元測(cè)試、集成測(cè)試，如有功能性的bug先在研發(fā)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部處理。

測(cè)試驗(yàn)收：根據(jù)測(cè)試用例在測(cè)試環(huán)境進(jìn)行測(cè)試。發(fā)現(xiàn)、分析、跟蹤bug，并提交測(cè)試報(bào)告。

產(chǎn)品驗(yàn)收：檢查功能清單中的功能邏輯實(shí)現(xiàn)是否完整。因?yàn)楸酒谫Y源不足，對(duì)交互反饋和UI方面沒有嚴(yán)格的要求。

2）系統(tǒng)推廣準(zhǔn)備

面向企業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)不像個(gè)人應(yīng)用那么容易理解和操作，同時(shí)系統(tǒng)對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流進(jìn)行了改造，所以在前期需要產(chǎn)品人員輔助推廣和使用。

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)配置：產(chǎn)品人員在系統(tǒng)中配置了初始化數(shù)據(jù)，包含系統(tǒng)基礎(chǔ)信息和業(yè)務(wù)基礎(chǔ)信息，如：組織部門、用戶角色、班次、人力供應(yīng)商、人力運(yùn)營方案等內(nèi)容。

系統(tǒng)使用培訓(xùn)：項(xiàng)目經(jīng)理組織了《人資系統(tǒng)》的多場(chǎng)系統(tǒng)專項(xiàng)功能使用培訓(xùn)會(huì)議。

系統(tǒng)操作手冊(cè)：產(chǎn)品人員提供了《人資系統(tǒng)操作手冊(cè)》，以及面向不同業(yè)務(wù)角色的《系統(tǒng)操作任務(wù)：人事專員/人事經(jīng)理/業(yè)務(wù)主管……》。

2. 吐槽點(diǎn)：推動(dòng)系統(tǒng)使用較困難

研發(fā)系統(tǒng)的初衷是降低項(xiàng)目運(yùn)營上的成本支出，同時(shí)提高運(yùn)營管理的作業(yè)效率和質(zhì)量。要達(dá)成此目的必然是離不開各業(yè)務(wù)人員的支持。雖然項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)做了很多工作，但從結(jié)果上看依然不樂觀，存在部分業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)人員的配合意愿不高等情況。

經(jīng)過分析，造成不愿使用的原因可能是：

1）增加了用戶工作量

在系統(tǒng)試運(yùn)行階段，系統(tǒng)各功能和數(shù)據(jù)沒有得到驗(yàn)證，所以業(yè)務(wù)人員要同時(shí)執(zhí)行原業(yè)務(wù)流操作和人資系統(tǒng)功能的雙流程操作，造成了工作量增加。

2）系統(tǒng)功能不夠完善

人資系統(tǒng)V1.0版本的功能模塊對(duì)業(yè)務(wù)場(chǎng)景的覆蓋不夠全面，在數(shù)據(jù)報(bào)表等結(jié)果數(shù)據(jù)呈現(xiàn)的缺失嚴(yán)重。同時(shí)系統(tǒng)在交互體驗(yàn)上也存在很大優(yōu)化空間。

3）對(duì)用系統(tǒng)不夠重視

因?yàn)闆]有管理層的強(qiáng)烈要求，在推進(jìn)使用時(shí)出現(xiàn)過用戶不會(huì)操作或遇到bug時(shí)就停下來了，并不主動(dòng)反饋。只有項(xiàng)目經(jīng)理或產(chǎn)品經(jīng)理問起時(shí)才會(huì)提起說明情況。

3. 改進(jìn)點(diǎn)：多維度的推進(jìn)使用

在推動(dòng)業(yè)務(wù)人員使用系統(tǒng)方面，除了上述常規(guī)的方法之外，也需要豐富其他的方式方法。不僅僅是團(tuán)隊(duì)人員的自身努力，也要適時(shí)借助第三方的力量共同推動(dòng)事項(xiàng)的進(jìn)程，比如：更上級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)，尋求能夠自上而下推動(dòng)的力量。

具體的方法拓展，包含但不限于以下：

1）陪同系統(tǒng)使用

安排產(chǎn)品人員或客戶服務(wù)人員在業(yè)務(wù)現(xiàn)場(chǎng)陪同生產(chǎn)，從業(yè)務(wù)流源頭開始，系統(tǒng)功能使用逐一攻克。用戶操作時(shí)提供必要的指導(dǎo)，減少用戶的學(xué)習(xí)成本和抵觸情緒，從而保障系統(tǒng)中業(yè)務(wù)流程的順利流轉(zhuǎn)。同時(shí)產(chǎn)品人員也可以借機(jī)近距離觀察用戶使用過程中遇到的障礙，記錄后轉(zhuǎn)為需求池的內(nèi)容。

2）快速響應(yīng)需求

系統(tǒng)的設(shè)計(jì)不可能完全貼合業(yè)務(wù)場(chǎng)景，所以用戶在使用系統(tǒng)會(huì)提出的各種疑問和需求。面對(duì)疑問要及時(shí)解答，面對(duì)需求同樣要快速響應(yīng)。這里的“快速響應(yīng)”并不是立刻設(shè)計(jì)方案進(jìn)入研發(fā)，而是需求記錄和進(jìn)度告知，以此提升用戶受重視的感覺。需求采集后進(jìn)入常規(guī)的需求管理流程即可。

3）借助高層力量

在剛引入系統(tǒng)的新老流程并行階段，必然會(huì)增加用戶的工作量。所以在推動(dòng)系統(tǒng)使用方面，除了來自團(tuán)隊(duì)人員努力，爭(zhēng)取高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)系統(tǒng)的價(jià)值認(rèn)可（立項(xiàng)階段基本完成），由高層領(lǐng)導(dǎo)給予一定程度的支持也非常重要。需要根據(jù)引入系統(tǒng)后的新業(yè)務(wù)流程制定出配套的管理制度或作業(yè)規(guī)范等，自上而下的推行更加有力。以上項(xiàng)目管理中執(zhí)行和復(fù)盤環(huán)節(jié)的復(fù)盤。文中有太多未盡之處，歡迎私信溝通。

本文由 @耳目不染 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載。

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