編輯導(dǎo)語：如果此時(shí)的你穿越到唐朝，皇帝讓你在貴妃誕辰之際將新鮮的荔枝運(yùn)送到長(zhǎng)安，你會(huì)怎么做呢？看似簡(jiǎn)單的一個(gè)項(xiàng)目，置身實(shí)地后才發(fā)現(xiàn)困難重重。本文作者通過「在貴妃誕辰前送新鮮的荔枝到長(zhǎng)安」這個(gè)項(xiàng)目，分析如何做項(xiàng)目管理，一起來學(xué)習(xí)一下吧。

“千古艱難唯做事，一事功成萬頭禿?！?/p>

一直很喜歡讀馬伯庸的書，以小見大，用小人物來凸顯大時(shí)代的背景。《長(zhǎng)安的荔枝》這本書，脫胎于“一騎紅塵妃子笑，無人知是荔枝來?！边@句詩。

在文章開始之前，想對(duì)正在閱讀的你做一個(gè)提問：

如果此時(shí)的你穿越到唐朝，皇帝布置了個(gè)任務(wù)，在貴妃誕辰之際將新鮮的荔枝運(yùn)送到長(zhǎng)安。

你會(huì)怎么做？

可能經(jīng)歷過各種大小項(xiàng)目磨練的你，覺得小事一樁，協(xié)調(diào)資源、把控時(shí)間，整體問題不大；也可能置身實(shí)地，分析過后覺得困難重重，無法推進(jìn)，一籌莫展。

從嶺南到長(zhǎng)安，五千余里，山水迢迢，長(zhǎng)安城小吏李善德接到這個(gè)看起來根本不可能完成的任務(wù)，但他通過合理規(guī)劃和親身實(shí)踐，在時(shí)間點(diǎn)之前順利交付了項(xiàng)目。

這一切，不僅取決于他的聰明才智，更重要是項(xiàng)目管理能力，我們可以通過「在貴妃誕辰前送新鮮的荔枝到長(zhǎng)安」來學(xué)習(xí)下如何做項(xiàng)目管理。

一、項(xiàng)目啟動(dòng)

在項(xiàng)目正式開始投入進(jìn)行前，有個(gè)很重要的啟動(dòng)環(huán)節(jié)，即需要確定目標(biāo)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、進(jìn)行項(xiàng)目調(diào)研以及確認(rèn)項(xiàng)目成員。

這個(gè)環(huán)節(jié)決定著后續(xù)項(xiàng)目執(zhí)行的方向以及資源調(diào)動(dòng)和人員分配，對(duì)項(xiàng)目成功與否有著決定性的影響。

1. 確定目標(biāo)

李善德剛接到任務(wù)時(shí)，以為是要“荔枝煎”，那這個(gè)好辦，已經(jīng)有了成熟的運(yùn)送模式，直接復(fù)用就好。

用鹽腌漬、晾曬成干或者用未稀釋的原蜜浸漬，再用蜂蠟外封，謂之“荔枝煎”。

但后面仔細(xì)看公文，要的是“荔枝鮮”，運(yùn)送新鮮的荔枝，這可是從來都沒有嘗試過的新體驗(yàn)。

“荔枝鮮”和“荔枝煎”，一字之差，性質(zhì)差了可不少，難度系數(shù)也差不少。

我們?cè)诮禹?xiàng)目的時(shí)候是不是也會(huì)常常出現(xiàn)這樣的情況？

客戶想要的和我們理解的存在誤差，或者客戶本來表述的就不全，所以前期的溝通非常重要，深入挖掘客戶需求，對(duì)齊思路，是決定項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵。

對(duì)齊哪些點(diǎn)呢？項(xiàng)目最終要交付的內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)到什么程度，最后驗(yàn)收需要注意哪些點(diǎn)。

比如客戶提了一個(gè)需求，我想要你幫我建套房子。

接到需求的你應(yīng)該怎么處理？

和客戶確認(rèn)最后想要的是什么樣的房子，簡(jiǎn)單的小平房和帶花園的小別墅，工期和成本可完全是兩個(gè)量級(jí)。

當(dāng)接到項(xiàng)目時(shí)，我們需要明確最終要輸出的結(jié)果和目的是什么，在前期達(dá)成一致，最好能敲定最后驗(yàn)收的功能項(xiàng)，將“幫我建套房子”，細(xì)化到“幫我建一套三層帶花園和游泳池的別墅，花園面積最少50平，游泳池至少30*15米，每個(gè)樓層的布局為A、B、C”。

前期的確認(rèn)這次非常重要，對(duì)齊思路，保證驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)是具體的，雙方達(dá)成一致的，這樣會(huì)節(jié)省項(xiàng)目進(jìn)行中不斷返工的人力。

2. 時(shí)間節(jié)點(diǎn)

接到項(xiàng)目時(shí)，確定時(shí)間節(jié)點(diǎn)也是必不可少的環(huán)節(jié)，這個(gè)項(xiàng)目比較簡(jiǎn)單，“六月初一吃到嶺南的荔枝”，這就是項(xiàng)目交付的DDL。

一般定項(xiàng)目的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，分為兩種：

1. 業(yè)務(wù)方有明確的預(yù)期時(shí)間，可商量的空間較少或者說沒有
2. 業(yè)務(wù)方無明確要求，內(nèi)部評(píng)估后給出時(shí)間，有商量的余地

前者可能是讓大多數(shù)項(xiàng)目經(jīng)理聽者悲傷、聞著落淚的事情了，因?yàn)檫@種項(xiàng)目往往是時(shí)間緊、任務(wù)重，而且不可延期。

李善德接到的任務(wù)就是前者，楊貴妃誕辰六月初一，荔枝六月初二送到行嗎？那肯定不行，我們現(xiàn)在項(xiàng)目延期了可能被業(yè)務(wù)方罵罵，那老李完不成可是要掉腦袋的呀！

所以在項(xiàng)目啟動(dòng)階段，明確了時(shí)間節(jié)點(diǎn)，對(duì)任務(wù)的拆分也就可以做到心中有數(shù)。

3. 項(xiàng)目調(diào)研

“你去過嶺南沒有？見過新鮮的荔枝嗎？”

客戶說出來的不一定是他真正想要的，要更好的推進(jìn)項(xiàng)目，必須深入一線進(jìn)行調(diào)研。

“其時(shí)大唐自長(zhǎng)安延伸出六條主道，聯(lián)通兩京、開封、幽州、太原、江陵、廣州、益州、揚(yáng)州等處，三十里為一驛，天下計(jì)有一千六百三十九間驛所，折下來總長(zhǎng)是四萬九千一百七十里?！?/p>

這些數(shù)據(jù)雖然有記錄，但是實(shí)際的執(zhí)行情況和各個(gè)路上的情況都未知，需要一一調(diào)研才能消除誤差。

李善德在實(shí)地考察的過程中得到了把新鮮荔枝運(yùn)送到長(zhǎng)安的本質(zhì)，“延緩荔枝變質(zhì)的時(shí)間”或者“提高轉(zhuǎn)運(yùn)速度”。

這就是需求調(diào)研的必要之處，只待在長(zhǎng)安城里，是想不出法子的，需要深入一線去了解本質(zhì)，這樣在項(xiàng)目進(jìn)行中才會(huì)更有的放矢。

而我們?cè)陧?xiàng)目調(diào)研的過程中，常見的方法有：

1）用戶訪談

通過對(duì)話獲得需求。提前列好需要確認(rèn)的大綱，選取比較有典型特征具有一定代表性的用戶進(jìn)行調(diào)研，然后根據(jù)收集到的內(nèi)容做歸類和提煉，共性問題優(yōu)先解決，個(gè)性問題后續(xù)迭代。

2）實(shí)地調(diào)研

自己去工作現(xiàn)場(chǎng)看，深入到一線。這個(gè)是體驗(yàn)實(shí)際情況的最好方式，去感受用戶是怎么工作的，流程是什么，做了什么，有什么問題，用了什么工具，解決了什么問題，有沒有能提高效率的方法。

3）問卷調(diào)查

問卷調(diào)查收集需求是一種非常高效的方法。對(duì)于調(diào)查者，不需要去工作現(xiàn)場(chǎng)，不需要和好幾個(gè)用戶多次交流，只需要編制問卷、分析回答內(nèi)容就可以得到很多有用信息的調(diào)查對(duì)象，這種方式適合大規(guī)模的調(diào)查。

4. 項(xiàng)目成員

大家平時(shí)在項(xiàng)目管理過程中肯定會(huì)存在多個(gè)項(xiàng)目并行的情況，不同項(xiàng)目間資源開始互相有沖突時(shí)，就需要保證高優(yōu)先級(jí)和高重要程度的項(xiàng)目先執(zhí)行。

在這個(gè)階段，還有什么事情能比“博貴妃一笑”更重要的事情呢，所以，老李這個(gè)項(xiàng)目就是優(yōu)先級(jí)高且緊急。

另外他有著“荔枝使”的身份，可以調(diào)動(dòng)各級(jí)官員來配合他工作，在這個(gè)項(xiàng)目中，成員就不是固定的了，根據(jù)情況隨時(shí)調(diào)遣。

我們?cè)趯?shí)際項(xiàng)目管理中在成員這塊需要注意的問題是，在前期把團(tuán)隊(duì)成員分配到合適的項(xiàng)目崗位上，并且了解每個(gè)人的可用性和時(shí)間限制，這里的人員分配需要保證每個(gè)環(huán)節(jié)完整，貫穿項(xiàng)目執(zhí)行的調(diào)研、研發(fā)、測(cè)試、上線、收尾階段。

在項(xiàng)目成員管理需要注意的點(diǎn)是：

1）確定目標(biāo)

項(xiàng)目成員需要達(dá)成一致的目標(biāo)，項(xiàng)目要做到什么程度。

2）明確分工

• 了解項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)
• 確定任務(wù)的優(yōu)先級(jí)，提出優(yōu)先級(jí)沖突的指導(dǎo)方針
• 針對(duì)成員特性來分配任務(wù)

3）應(yīng)對(duì)人員變化風(fēng)險(xiǎn)

• 積極監(jiān)控項(xiàng)目和團(tuán)隊(duì)的進(jìn)度
• 在計(jì)劃階段為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)創(chuàng)建里程碑，這有助于跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度。在實(shí)現(xiàn)每個(gè)里程碑時(shí)，進(jìn)行相應(yīng)的人員盤點(diǎn)，做得好的地方給予激勵(lì)，不好的地方及時(shí)修正

如果項(xiàng)目時(shí)間緊急，資源有限，則需要提前規(guī)劃是否要和其他團(tuán)隊(duì)協(xié)調(diào)人力，或者內(nèi)部加班進(jìn)行處理。

二、項(xiàng)目規(guī)劃

1. 需求整理

在項(xiàng)目啟動(dòng)環(huán)節(jié)后，這個(gè)項(xiàng)目的需求是十分明確的，在六月初一之前將荔枝送到長(zhǎng)安。

而在實(shí)際調(diào)研過程中也掌握了運(yùn)送新鮮荔枝的本質(zhì)，“延緩荔枝變質(zhì)的時(shí)間”或者“提高轉(zhuǎn)運(yùn)速度”，項(xiàng)目推進(jìn)過程中就可以從這兩個(gè)角度出發(fā)，來及進(jìn)行任務(wù)拆分和排期。

上文也有提到不同的調(diào)研方法，在調(diào)研過程中會(huì)收集到很多的需求，那么這個(gè)階段就是對(duì)需求進(jìn)行整理和分類處理，確定優(yōu)先級(jí)。

這里的整理可以有下面兩個(gè)原則

1. 共性問題優(yōu)先解決，個(gè)性問題后續(xù)迭代
2. 用戶價(jià)值高，工作量低，優(yōu)先做

2. 任務(wù)拆分

需求明確后，就是相關(guān)任務(wù)的拆分了，老李在到從長(zhǎng)安到嶺南的過程中，將整個(gè)環(huán)節(jié)拆為了六部分：

1. 記錄沿途里程，規(guī)劃路線
2. 確認(rèn)什么品種的荔枝更易保存、如何控制采摘時(shí)間
3. 尋找適合的保存方法
4. 驗(yàn)證荔枝轉(zhuǎn)運(yùn)的極限在哪里（什么時(shí)候變質(zhì)）
5. 模擬朝廷最高等級(jí)的驛遞速度
6. 完成最后的配送

PS補(bǔ)一句：這個(gè)過程可以命名為美團(tuán)/餓了么外賣（唐代版）。

在項(xiàng)目管理過程中，將任務(wù)進(jìn)行拆分，分步完成，保證每個(gè)環(huán)節(jié)可控。

3. 工作排期

因?yàn)榈竭_(dá)嶺南的時(shí)間點(diǎn)是三月底，在六月之前還有兩個(gè)月的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，而任務(wù)也已拆分完成，那么就是對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目排期。

不同于我們平常管理項(xiàng)目相對(duì)而言的成本和節(jié)點(diǎn)可預(yù)估性，這個(gè)項(xiàng)目的時(shí)間點(diǎn)不是那么好確定，但是也有個(gè)大致的執(zhí)行范圍。

1. 三月十九，初步方案制定，四路同時(shí)出發(fā)
2. 三月二十五日，測(cè)出荔枝保鮮極限
3. 三月三十日，第二次馬隊(duì)出發(fā)（只走兩個(gè)優(yōu)化后的路線）
4. 四月十日，第三次馬隊(duì)試驗(yàn)……

工作排期中主要需要注意的點(diǎn)是分析活動(dòng)順序、持續(xù)時(shí)間、資源需求和進(jìn)度制約因素，像送荔枝這個(gè)項(xiàng)目，他的先決條件是要測(cè)試出各路行進(jìn)的最快時(shí)間節(jié)點(diǎn)以及荔枝的最大保鮮程度，才能將兩者組合，在最優(yōu)線路上繼續(xù)進(jìn)行迭代。

確認(rèn)排期的另外一個(gè)重要作用是，監(jiān)督項(xiàng)目活動(dòng)狀態(tài)，在發(fā)現(xiàn)計(jì)劃偏離時(shí)，可以及時(shí)采取糾正和預(yù)防措施，以降低風(fēng)險(xiǎn)。

4. 資源協(xié)調(diào)

識(shí)別關(guān)鍵人，合理利用資源。項(xiàng)目中需要對(duì)接各方的人，每個(gè)人可能都會(huì)有不同的意見，這個(gè)時(shí)候項(xiàng)目就會(huì)很難推進(jìn)，那么識(shí)別關(guān)鍵人就非常重要。

比如在嶺南時(shí)要與嶺南經(jīng)略使打好關(guān)系 ，他在本地能提供相應(yīng)的資源。

比如和阿僮進(jìn)行請(qǐng)教，學(xué)習(xí)相關(guān)荔枝的品種、成熟周期及保存方法。

比如及時(shí)和胡商溝通，進(jìn)行資源互換，提供轉(zhuǎn)送荔枝用的雙層甕。

在實(shí)際產(chǎn)品管理過程，如何協(xié)調(diào)資源呢？

• 明確計(jì)劃，明確進(jìn)度，抓住關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)
• 責(zé)任到人，每個(gè)任務(wù)拆分的足夠細(xì)，能及時(shí)追溯到進(jìn)度
• 有效溝通：確保每個(gè)人了解自己的任務(wù)和目標(biāo)是什么，或者通過任務(wù)管理工具，項(xiàng)目成員能清楚了解自己的任務(wù)信息，以及關(guān)聯(lián)任務(wù)背景，相關(guān)人員等，通過這種方式，新加入人員從工具上就能獲取基本的任務(wù)相關(guān)信息，及時(shí)找到相關(guān)人員進(jìn)行溝通
• 積極收取項(xiàng)目反饋，及時(shí)收集問題，資源的、技術(shù)的等等
• 做好溝通工作，妥善處理矛盾，與各方達(dá)成一致，協(xié)力推進(jìn)項(xiàng)目

讓專業(yè)的人做專業(yè)的事，將資源最大化利用，是項(xiàng)目管理中必不可少的環(huán)節(jié)。

三、項(xiàng)目執(zhí)行

1. 進(jìn)度管控、質(zhì)量跟進(jìn)

一個(gè)大的項(xiàng)目可以拆成很多子項(xiàng)目，在執(zhí)行過程中要及時(shí)跟進(jìn)進(jìn)度，把握大方向。

在規(guī)劃階段，已經(jīng)制定了相應(yīng)的排期，在這個(gè)環(huán)節(jié)，就要監(jiān)控是否按照計(jì)劃執(zhí)行，每個(gè)環(huán)節(jié)是否順利完成，有無風(fēng)險(xiǎn)。

常規(guī)的研發(fā)管理中，對(duì)進(jìn)度管控是有專業(yè)技能的，如研發(fā)協(xié)助工具，站會(huì)例會(huì)等。對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理，可以通過把握關(guān)鍵點(diǎn)的方式，對(duì)當(dāng)前進(jìn)度進(jìn)行了解：

• 通過按照預(yù)估時(shí)間點(diǎn)，在任務(wù)進(jìn)行的50%，80%等時(shí)間點(diǎn)介入了解
• 通過各合作方的周報(bào)等方式進(jìn)行了解
• 通過關(guān)鍵人物，如該項(xiàng)目各模塊牽頭人進(jìn)行了解

項(xiàng)目管理中，各個(gè)環(huán)節(jié)都要緊密追蹤，每個(gè)小環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏，聚沙成塔，集腋成裘，到整個(gè)項(xiàng)目里都是大失誤。

2. 策略調(diào)整

在項(xiàng)目初期，李善德選擇四路齊發(fā)進(jìn)行試驗(yàn)，并不斷迭代尋找最優(yōu)解。

項(xiàng)目執(zhí)行過程是同樣的道理，在結(jié)果不明確且資源相對(duì)充足的時(shí)候，可以進(jìn)行多方面的嘗試。

準(zhǔn)備好Plan B也必不可少，當(dāng)一路行不通時(shí)，另一路可以及時(shí)補(bǔ)上。

3. 干系人溝通

進(jìn)行三次試驗(yàn)后，老李找到了相關(guān)荔枝轉(zhuǎn)運(yùn)的核心，但是因?yàn)橘Y金和能力還是有限，調(diào)動(dòng)的資源不夠。并且在向各路官員求助時(shí)，大家都相互推諉不愿意攬這個(gè)活，嶺南經(jīng)略使不僅不幫忙還怕他成功后有禍端，設(shè)下埋伏想殺他……

但老李是幸運(yùn)的，在神秘的人指點(diǎn)下找到了衛(wèi)國(guó)公，并向他進(jìn)行了求助，獲得了衛(wèi)國(guó)公的幫助，最后助力項(xiàng)目完成。

這個(gè)案例說明了干系人在項(xiàng)目中起著至關(guān)重要的作用，主要有以下三點(diǎn)：

1. 將會(huì)贏得更多的資源
2. 快速頻繁地溝通能確保對(duì)項(xiàng)目干系人期望的完全理解
3. 能夠預(yù)測(cè)項(xiàng)目干系人對(duì)項(xiàng)目的影響，盡早溝通和制定對(duì)應(yīng)的行動(dòng)計(jì)劃

四、項(xiàng)目收尾

老李在項(xiàng)目DDL當(dāng)天完成了任務(wù)，將荔枝送到了長(zhǎng)安城，也得到了相應(yīng)的賞賜，并將整個(gè)過程的操作流程記錄下來，同步給相關(guān)人員。并且還向衛(wèi)國(guó)公匯報(bào)了流程，并且對(duì)運(yùn)行過程中的問題提出了疑問，也得到了相應(yīng)的答案。

這是留檔的過程，方便需求方了解項(xiàng)目的執(zhí)行的過程，并且給后續(xù)的項(xiàng)目沉淀可復(fù)用的方法論。

這其實(shí)就是項(xiàng)目的收尾階段，主要有項(xiàng)目驗(yàn)收交付、結(jié)果評(píng)定、項(xiàng)目復(fù)盤、整理歸檔四個(gè)環(huán)節(jié)。

1. 驗(yàn)收交付

在項(xiàng)目啟動(dòng)階段提到需要和相關(guān)方確認(rèn)的功能清單，在這個(gè)時(shí)候就派上用場(chǎng)了，各相關(guān)方根據(jù)清單來進(jìn)行驗(yàn)收，保證功能完善，符合預(yù)期后，進(jìn)行交付。

2. 結(jié)果評(píng)定

在驗(yàn)收后，多多少會(huì)有部分整改意見，對(duì)相應(yīng)的結(jié)果進(jìn)行評(píng)定，是否能如期使用，或者需要延期保證功能全部完善后再投入使用。

3. 項(xiàng)目復(fù)盤

項(xiàng)目結(jié)束后，要盡早復(fù)盤，主要復(fù)盤內(nèi)容包括，回顧預(yù)期目標(biāo)、再現(xiàn)實(shí)際情況，比較實(shí)際和評(píng)判的差異。

大部分活動(dòng)或項(xiàng)目都不可能是一次性的事件，復(fù)盤的目的就是為了項(xiàng)目參與人員一起，花時(shí)間回憶過去的發(fā)生的事情，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，好的保留，差的改進(jìn)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為別人以及自己以后做參考。

4. 整理歸檔

在所有的流程結(jié)束后，最后關(guān)鍵的一環(huán)就是整理項(xiàng)目中所有的文檔，這項(xiàng)工作建議在項(xiàng)目進(jìn)行的每個(gè)重要節(jié)點(diǎn)都進(jìn)行歸納總結(jié)，在收尾時(shí)就會(huì)更方便和快捷。

五、寫在最后

1. 項(xiàng)目管理的實(shí)質(zhì)

根據(jù)上文的內(nèi)容，可以再進(jìn)行下總結(jié)，一個(gè)完整的項(xiàng)目管理流程包括5個(gè)階段：?jiǎn)?dòng)階段、規(guī)劃階段、執(zhí)行階段、監(jiān)控階段、收尾階段。其中，監(jiān)控階段貫穿項(xiàng)目管理的整個(gè)過程。

做項(xiàng)目就是組織一些人為實(shí)現(xiàn)既定的目標(biāo)，在指定時(shí)間內(nèi)、在有限的人力資源和非人力資源約束條件下進(jìn)行的一項(xiàng)獨(dú)特的工作。

管理項(xiàng)目并不是一件容易的事，在每個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)都需要進(jìn)行相應(yīng)的跟進(jìn)和把控，在執(zhí)行過程中還存在不少潛在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，需要逐一去進(jìn)行化解和調(diào)整。

通過如何送新鮮的荔枝到長(zhǎng)安這個(gè)項(xiàng)目，我跟著李善德重新學(xué)習(xí)了項(xiàng)目管理中每個(gè)節(jié)點(diǎn)需要注意的問題，也再一次體會(huì)到一個(gè)項(xiàng)目從立項(xiàng)到落地，各個(gè)環(huán)節(jié)緊密相連環(huán)環(huán)相扣，離不開每一個(gè)項(xiàng)目成員的付出和努力。

2. 把握主動(dòng)權(quán)

掌握主動(dòng)權(quán)，先發(fā)制人，不被別人牽著鼻子走，方可為自己爭(zhēng)取到最大利益，一線生機(jī)就蘊(yùn)藏在全力的爭(zhēng)取之中。

項(xiàng)目管理過程中，可能大部分情況并不能完全掌握主動(dòng)權(quán)，但要盡自己的力，讓事情盡可能控制在自己可回旋的空間內(nèi)。

3. 結(jié)語

本來讀這本書是為了消遣的，沒想到又跟著主角來復(fù)習(xí)了如何管理好一個(gè)項(xiàng)目，《長(zhǎng)安的荔枝》真的是一本不錯(cuò)的書，建議大家可以都讀一下呀~

補(bǔ)充說明：書中人物及內(nèi)容為作者對(duì)詩句的解讀和衍生，非歷史真實(shí)事件，如有雷同純屬巧合。

本文由 @筱筱 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載。

題圖來自Unsplash，基于CC0協(xié)議。