相較于其他互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的工種，產(chǎn)品經(jīng)理算是跨部門溝通做得相對(duì)較為頻繁的一類了，每天都要和其他部門的人溝通。那么，如何進(jìn)行跨部門溝通呢？需要注意什么？一起來看一下吧。

相較于互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的其他工種，產(chǎn)品經(jīng)理其實(shí)算是跨部門溝通做得相對(duì)較為頻繁的一類了。因?yàn)槊刻於家推渌块T的人溝通，研發(fā)、設(shè)計(jì)、交付、業(yè)務(wù)、銷售、售后等，那勢必會(huì)容易感覺到力不從心。

你曾經(jīng)有沒有遇到過這些情況：

“自己火急火燎的開會(huì)溝通完之后，其他部門同學(xué)在push和解決問題上很不積極、像擠牙膏一樣，但我們又不是一個(gè)部門的，可急死我了。”

“突然有個(gè)項(xiàng)目需要和銷售部門的同學(xué)對(duì)接，找了A，A說讓我找B，找了B，B又說這個(gè)不歸我管、讓我找C，就這樣耽誤了好幾天進(jìn)度，真的很頭疼”

“我們的業(yè)務(wù)高度依賴其他部門的產(chǎn)品和部署，但是每一次對(duì)方都說自己也很忙、確實(shí)沒時(shí)間幫我們?nèi)?duì)接，每一次都要花極大成本去協(xié)作怎么辦？”

跨部門溝通本身其實(shí)屬于產(chǎn)品經(jīng)理軟技能的一部分，雖說是較為定性的軟技能，但真的沒什么可參考的辦法、只能靠通過不斷踩坑來成長嗎？不是的，軟技能也有其提升的方法和技巧。

那么，本文將通過以下3個(gè)小節(jié)的學(xué)習(xí)，幫助剛?cè)腴T的產(chǎn)品新人或是在跨部門溝通過程中時(shí)常遇到阻塞的同學(xué)規(guī)避部門間溝通風(fēng)險(xiǎn)和降低溝通成本，從而與多部門同學(xué)達(dá)成共識(shí)，推進(jìn)迭代和跨部門事務(wù)順利開展。

1. 跨部門溝通3大價(jià)值
2. 跨部門溝通3步曲
3. 跨部門溝通常見Q&A

如果你在跨部門溝通上有一些力不從心，或是經(jīng)常遇到扯皮、甩鍋而非常頭大的情況，那一定要看下去～

一、跨部門溝通3大價(jià)值

在了解跨部門溝通有什么用之前，我們先來看看什么是跨部門溝通？

如上圖所示，跨部門溝通=跨部門+溝通，本質(zhì)上就是溝通的一類。其中，溝通其實(shí)就是信息傳輸?shù)倪^程，可以用信息傳輸模型來解釋，它包含了從信源到信宿的信息流向過程，其中也經(jīng)歷了編碼、解碼的過程，這是不是和我們要和另外一個(gè)人進(jìn)行聊天和溝通很像？

那么，跨部門溝通則是在溝通的基礎(chǔ)上增加了「跨部門」這樣一個(gè)難度，它意味著我們?cè)谂c其他部門的同學(xué)進(jìn)行溝通時(shí)，勢必會(huì)存在視角不同、職責(zé)不同、目標(biāo)不同的天然屏障。

所以，在這樣的基礎(chǔ)之上，跨部門溝通本身確實(shí)是比較麻煩和復(fù)雜的，如果你感覺力不從心，不用太過焦慮，這是一件產(chǎn)品經(jīng)理剛?cè)腴T再正常不過的事情～

跨部門本身就意味著公司的部門和組織架構(gòu)較復(fù)雜，組織架構(gòu)復(fù)雜雖然從溝通角度上來說，好像是造成了天然屏障，但其架構(gòu)本身對(duì)業(yè)務(wù)的開展等有其好的一面和作用，因此，我們要先嘗試去理解公司多部門組織架構(gòu)的存在即合理的意義，那么，我們能做的就是在這個(gè)基礎(chǔ)上去高效的做好跨部門溝通。

那么，做好高效的跨部門溝通對(duì)我們有什么好處呢？

一是能夠幫助我們提升工作效率。需要跨部門溝通就意味著我們可以借助其他部門的資源去推進(jìn)一些事情，那么大家如果合作比較高效和順暢，是不是就能夠從全局上提升我們的工作效率；

二是降低迭代、項(xiàng)目或事務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。人越多事情就攤的越開，也就越容易出岔子，好的跨部門溝通自然能降低各方溝通的gap，從而降低目標(biāo)出岔子的概率；

三是發(fā)揮團(tuán)隊(duì)價(jià)值。前面我們說到了一件事如果需要跨部門溝通，那大概率是需要多個(gè)團(tuán)隊(duì)齊力協(xié)作的，這就像《系統(tǒng)架構(gòu)》這本書中說的系統(tǒng)經(jīng)過一系列運(yùn)轉(zhuǎn)之后，會(huì)涌現(xiàn)出一定的價(jià)值，那么一個(gè)組織或者團(tuán)隊(duì)亦然，高效的跨部門溝通能更好的發(fā)揮團(tuán)隊(duì)價(jià)值。

二、跨部門溝通3部曲

前面我們簡單介紹了跨部門溝通的定義和價(jià)值，現(xiàn)在我們來帶大家一起看看跨部門溝通的核心路徑和思路應(yīng)該是怎樣的，這里我們將一次跨部門溝通分為了3個(gè)大步驟：溝通前、溝通中、溝通后。

1. 溝通前：信息收集充足、溝通規(guī)劃合理

在任何一次溝通之前，如何保證眾多來自不同部門的人在一起溝通時(shí)，能夠讓決策和溝通效率最大化呢？答案很簡單，那就是收集充足的信息。

我們需要先在力所能及的范圍內(nèi)收集充足的信息（包含背景、和資料），不限于通過提前私聊詢問相關(guān)人員、公司文檔庫中查閱相關(guān)文檔等方式，這樣，無論在溝通前和溝通中，我們都能即時(shí)拿出相對(duì)較為全面的資料和信息，輔助大家快速?zèng)Q策。

此外，溝通前我們要做好的第2件事是——進(jìn)行合理的溝通規(guī)劃。

從項(xiàng)目管理的角度而言，溝通管理和規(guī)劃本身就是十大管理的一部分，可見溝通管理的重要性。那么一次跨部門溝通也是類似的，在溝通前，我們要做到4個(gè)規(guī)劃+1個(gè)文檔：

4個(gè)規(guī)劃指確定好會(huì)議目標(biāo)、溝通時(shí)間、溝通方式（線上會(huì)議、電話、線上群聊）、參與人員，1個(gè)文檔則指需要提前給相關(guān)人員提供資料和前置信息。

這里我們給出2大溝通前的常見易錯(cuò)點(diǎn)，大家可以看看自己有沒有犯過類似的錯(cuò)誤，或者遇到有身邊的同事出現(xiàn)過這樣的問題？

易錯(cuò)點(diǎn)1：

還沒有提前做好充足的功課和信息拉齊，一上來就說“拉個(gè)會(huì)先過一下”，導(dǎo)致會(huì)上1、2個(gè)小時(shí)過去了，啥結(jié)論都沒有。

正確做法：提前準(zhǔn)備好會(huì)議資料，保證大家對(duì)會(huì)議目標(biāo)都達(dá)成了一致后，再征求大家建議或者依據(jù)需溝通的內(nèi)容情況決定以什么方式進(jìn)行溝通。

易錯(cuò)點(diǎn)2：

開會(huì)時(shí)為了達(dá)成自己的目標(biāo)，把有關(guān)系的人全部拉上、一次性討論多個(gè)議題，導(dǎo)致有些人其實(shí)原本只需要參與10分鐘解決一個(gè)問題、最終2個(gè)小時(shí)都耗在會(huì)上。

正確做法：

盡量一個(gè)議程解決1-2個(gè)關(guān)鍵問題；若確實(shí)一次會(huì)議需要解決多個(gè)問題，那提前準(zhǔn)備好會(huì)議議程，什么時(shí)間什么人需要參與的規(guī)劃提前發(fā)給大家，高效進(jìn)行跨部門溝通。

OK，我們?cè)倩剡^頭來看，當(dāng)我們收集到充足的信息，也對(duì)整個(gè)溝通節(jié)奏有了提前的規(guī)劃之后，就能胸有成竹的約好相關(guān)人員一并進(jìn)行溝通了。

2. 溝通中：GBP模型

在溝通過程中，我們這里給大家介紹一個(gè)模型——GBP模型（Goal目標(biāo)-Backgruond背景-Problem問題）。這個(gè)模型是什么意思呢？指我們可以通過這樣的模型去開展和發(fā)起整個(gè)溝通。

下圖就是GBP模型的示意，G指目標(biāo)Goal、B指背景Background、P指問題Problem。

我們?cè)陂_展和發(fā)起一次跨部門溝通前，需要先講清楚目標(biāo)。

前面我們提到了跨部門溝通存在目標(biāo)不同、角色不同、職責(zé)不同的天然屏障，那么，一次需要跨部門協(xié)作的事務(wù)必然有一個(gè)共同的目標(biāo)去驅(qū)動(dòng)，所以，我們需要先開門見山地把目標(biāo)甩出來，讓大家拉齊目標(biāo)，講清楚后面所要講到問題的利益共同點(diǎn)。

簡而言之，先讓大家成為一條線上的螞蚱，這樣，別人是不是才愿意主動(dòng)地去幫助和參與進(jìn)來呢？

接下來，我們需要用3、5句話講清楚事務(wù)的背景，同步好當(dāng)前問題的相關(guān)項(xiàng)目或者迭代，以及事情的重要程度等，讓對(duì)方對(duì)事情有一個(gè)快速宏觀的判斷。最后，我們?cè)僭敿?xì)的去描述當(dāng)前所需解決的問題。

那么，在溝通過程中，時(shí)常會(huì)遇到的常見易錯(cuò)點(diǎn)有哪些呢？

易錯(cuò)點(diǎn)1：

為了省時(shí)間，一上來就問對(duì)方具體某一個(gè)問題，搞得對(duì)方一頭霧水、或是只能針對(duì)該問題片面針對(duì)性地進(jìn)行回答。

正確做法：

1. 問問提前鋪墊好問題所在的背景
2. 提前多深入思考幾步，盡量問關(guān)鍵性問題、不要讓問的問題浮于表面

易錯(cuò)點(diǎn)2：

先鋪墊了一大堆背景，對(duì)方聽的云里霧里，半天不知道到底要做什么？

正確做法：可以仿照金字塔模型，先拋出問題/主題/目的，然后一并再闡述背景和其他內(nèi)容，保證對(duì)方可以帶著問題去高效理解后續(xù)內(nèi)容。

那么，在會(huì)上溝通完了之后，是不是我們就結(jié)束了呢？千萬記得，并不是，我們還需要善始善終、做好溝通后的收尾。

3. 溝通后：及時(shí)同步會(huì)議紀(jì)要，持續(xù)跟進(jìn)todo

溝通過后，千萬別忘了一件事：花幾分鐘時(shí)間整理并及時(shí)同步會(huì)議紀(jì)要。

會(huì)上已經(jīng)達(dá)成了一致，會(huì)后還有必要去寫會(huì)議紀(jì)要嗎？有必要！

首先，一件事需要跨部門溝通，說明該問題依賴外部信息和共同決策，因此，我們需要通過紀(jì)要再次確認(rèn)會(huì)上共識(shí)，同時(shí)也可以將書面的會(huì)議紀(jì)要用于留檔方便追溯問題與決策。會(huì)議紀(jì)要同步的方式可以是在相關(guān)人都在的群里進(jìn)行同步，甚至也可以在相關(guān)的文檔中進(jìn)行記錄存檔。

此外，一場跨部門溝通主要適用于決策和達(dá)成共識(shí)，那么同時(shí)也會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的一些后續(xù)todo和行動(dòng)。這時(shí)，我們也需要在溝通后明確好相應(yīng)問題與進(jìn)一步動(dòng)作的落地跟進(jìn)。

下面我們來看看，在溝通過后常見的易錯(cuò)點(diǎn)有哪些？

易錯(cuò)點(diǎn)1：

拉著一堆人溝通好幾次也沒能解決問題，那直接上升到自己leader處或者干脆不管了。

正確做法：不由分說地上升和聽之任之都是消極解決問題的表現(xiàn)，可以先對(duì)內(nèi)進(jìn)行復(fù)盤。如果是自己溝通沒處理好，那可以嘗試改進(jìn)后看有沒有好轉(zhuǎn)；如果確實(shí)是項(xiàng)目本身溝通復(fù)雜度問題，再考慮與leader商量如何解決。

易錯(cuò)點(diǎn)2：

重大會(huì)議會(huì)寫會(huì)議紀(jì)要，小一點(diǎn)的跨部門溝通就直接開始做了、懶得寫會(huì)議紀(jì)要。

正確做法：

會(huì)議紀(jì)要不僅可以幫助雙方再次確認(rèn)結(jié)論，對(duì)其他相關(guān)人來說，也能獲得相關(guān)信息的同步，幫助大家工作順利開展；同時(shí)，還能在時(shí)隔很久之后進(jìn)行問題追溯時(shí)，會(huì)議紀(jì)要也會(huì)是一個(gè)有效保護(hù)自己過往工作的「證據(jù)」。

這樣，通過溝通前中后3部曲的學(xué)習(xí)，能夠幫助你對(duì)跨部門溝通有一個(gè)相對(duì)清晰的路徑和思路。但學(xué)到這里，可能有些同學(xué)還有一些具體的問題需要具體對(duì)待，那么下一節(jié)，我們來看看溝通過程中，具體會(huì)有哪些常見問題及對(duì)應(yīng)的解決辦法。

三、跨部門溝通常見Q&A

Q1：火急火燎地開會(huì)溝通完之后，其他部門同學(xué)在push和解決問題上很不積極，我們又不是一個(gè)部門的，該怎么去push他呢？

第一步，做好自己該做的。遇到push不動(dòng)的情況，先自我反思——是否已經(jīng)做好了自己該做的，先內(nèi)省再push他人。

第二步，借助其他角色。若自己已經(jīng)努力想盡辦法都無效，那可以在必要時(shí)適當(dāng)借助中間角色（如項(xiàng)目經(jīng)理）、上升一級(jí)的角色（如自己的leader）或者對(duì)這個(gè)事情需求最緊急的角色（如銷售/售前）去進(jìn)一步push。

Q2：突然有個(gè)項(xiàng)目需要和其他部門對(duì)接，找了A，A說讓我找B，找了B，B又說這個(gè)不歸我管、讓我找C，就這樣耽誤了好幾天進(jìn)度，真的很頭疼！

若問題為中低優(yōu)：先按照GBP模型客觀描述清楚問題，讓對(duì)方根據(jù)問題判斷后，提供一個(gè)較為全面的各個(gè)模塊對(duì)接人清單或是統(tǒng)一的對(duì)接人；后續(xù)可以push該部門預(yù)先準(zhǔn)備一個(gè)較為全面的對(duì)接人清單，方便快速溝通；

若問題為高優(yōu)且很緊急：可以考慮上升給自己的leader，由leader去對(duì)接對(duì)方部門的leader，從而提供指定接口人，快速處理問題；但切記，該方法要慎用和少用。

Q3：我們的業(yè)務(wù)高度依賴其他部門的產(chǎn)品和部署，但是每一次對(duì)方都說自己也很忙、確實(shí)沒時(shí)間幫我們?nèi)?duì)接，每一次都要花極大成本去協(xié)作怎么辦？

1）短期處理

如果問題高優(yōu)且緊急，那可以考慮：

1. 找內(nèi)部有類似對(duì)接經(jīng)驗(yàn)的同學(xué)取經(jīng)
2. 如果還無法解決，適當(dāng)考慮上升給leader或者其他對(duì)此事需求更緊急的角色去解決

2）長期處理

主動(dòng)push被依賴部門能夠逐漸補(bǔ)全相關(guān)文檔和對(duì)接資源，能用文檔解決的盡量避免對(duì)方派人專項(xiàng)參與，互相提升效率。

以上簡單列舉了常見的3類問題，當(dāng)然工作中其實(shí)還會(huì)遇到非常多的問題，很難一次性歸納在常見Q&A中，如果你有解決不了的跨部門溝通問題都可以甩在評(píng)論區(qū)，看是否能夠給你一些建議。

雖然不能解決全部的問題，但以上Q&A中的思路也是值得我們?nèi)ソ梃b的，即先對(duì)問題進(jìn)行分析，分析后先進(jìn)行自我反省和主動(dòng)尋找解決辦法，實(shí)在嘗試無效后，再去嘗試借助其他資源的力量進(jìn)行解決。

OK，以上就是本文的全部內(nèi)容，我們講了跨部門溝通的價(jià)值、跨部門溝通前中后三部曲、以及3個(gè)常見的跨部門Q&A，希望大家在讀完本文后能夠有一些收獲，同時(shí)在不斷的磨練和踩坑后能夠在跨部門溝通中游刃有余，一切盡在掌握！

另，如果你有遇到一些跨部門溝通中很無語或者很有趣的經(jīng)歷，歡迎在評(píng)論區(qū)交流呀。