流程也是一款產(chǎn)品
相信大家都接觸過流程,流程能夠讓我們所做的事情井然有序,提高我們的效率。流程在一定程度上也可以被視為一種產(chǎn)品,為什么這么說?
前段時(shí)間,讀到《資治通鑒》第七十九卷中,杜預(yù)對(duì)官員升遷獎(jiǎng)懲制度的深刻見解,對(duì)我啟發(fā)很大。
原文說,“古者黜陟,擬議于心,不泥于法;末世不能紀(jì)遠(yuǎn)而專求密微,疑心而信耳目,疑耳目而信簡(jiǎn)書。簡(jiǎn)書愈繁,官方愈偽?!?/p>
什么意思呢?
古代,人們進(jìn)行官員升遷、獎(jiǎng)懲,更多根據(jù)對(duì)那個(gè)人的綜合評(píng)價(jià)做決策。但在杜預(yù)描述的“末世”,也就是,更為現(xiàn)代或者衰敗的時(shí)代,人們開始依賴規(guī)章制度、文檔,以至于忽視對(duì)人本身的綜合評(píng)價(jià)。
它給我的啟示是,考察一個(gè)人檔案重要,還是人重要?
你肯定說「人」,畢竟檔案再好,也不能指望檔案幫你干活,但問題是,現(xiàn)實(shí)中檔案更重要,為什么?
人是虛的,檔案是實(shí)的。當(dāng)目標(biāo)群體數(shù)量龐大,我們面對(duì)的信息和變量也隨之增加,很難在有限的時(shí)間和資源內(nèi)對(duì)每一個(gè)人進(jìn)行全面而深入的了解和評(píng)估。
比如:
你是個(gè)leader,每天要開會(huì),寫PPT,做決策,這種忙碌和多任務(wù)環(huán)境下,你不可能對(duì)每個(gè)任務(wù)進(jìn)行細(xì)致入微的管理。
這時(shí),便會(huì)依賴各種管理和時(shí)間規(guī)劃軟件,如日程表、任務(wù)管理、提醒應(yīng)用,來高效地安排形成,這些工具,像杜預(yù)描述的「檔案」,提供快速,可以全面了解需要做什么的方式。其他場(chǎng)景一樣,面試者先看簡(jiǎn)歷,相親先了解基礎(chǔ)情況;所以,流程是一個(gè)產(chǎn)品,很多情況下,流程大于產(chǎn)品。
01
什么是流程(course)?舉個(gè)例子:
下午工作總會(huì)犯困,于是,決定買一杯咖啡提神。下單后,工作人員開始行動(dòng)。
他們先準(zhǔn)備好咖啡豆、砂糖和牛奶等材料,然后研磨咖啡豆,接著用熱水沖泡咖啡,最后加入你喜歡的調(diào)味品。
一切準(zhǔn)備就緒,咖啡被遞到你手中,工作人員微笑著說:“請(qǐng)您盡情享用?!?整個(gè)過程就是一套完整流程。
簡(jiǎn)而言之,流程是由兩個(gè)或更多個(gè)步驟組成,旨在完成一個(gè)整體的業(yè)務(wù)行為。每一個(gè)步驟都是這個(gè)“流程產(chǎn)品”中不可或缺的一環(huán),確保你最終能享受到一杯令人滿意的咖啡。
所以,流程很重要。
一方面,代表效率提升、可預(yù)測(cè)性,協(xié)作簡(jiǎn)化。
有了好流程,我可以避免做無用功,直接干重要的事,節(jié)省時(shí)間;它像是一張路地圖,讓我提前知道接下來會(huì)發(fā)生什么,這樣,就不會(huì)手忙腳亂或者措手不及。
再者,當(dāng)大家都按照同一個(gè)流程來工作,就沒有混亂和誤解。
我以前帶20個(gè)人小團(tuán)隊(duì),開始流程不完善,大家都朝著各自方向跑,看著挺忙,效率很低。有時(shí)一項(xiàng)任務(wù)要跨過好幾個(gè)人才能完成,出現(xiàn)很多瓶頸和誤解,甚至導(dǎo)致項(xiàng)目延期。
后來,我不再針對(duì)每個(gè)人分類任務(wù),建立一套項(xiàng)目規(guī)劃流程,明確標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任人后,效率有了質(zhì)的飛躍,還減少因信息不對(duì)稱帶來的煩惱。
另一方面,代表適應(yīng)性和靈活性、便于監(jiān)控和改進(jìn)。
以前跟客戶合作寫稿子,我先用單獨(dú)文檔寫好,然后發(fā)給媒介方。他們修改完后再回傳給我,我再修正,最后再送給甲方。
關(guān)鍵時(shí),媒介方基于自己角度修正的內(nèi)容,也不一定符合客戶預(yù)期,反而還不如最初第一版。
整個(gè)過程,繞來繞去,效率極低,大家也不清楚怎么與我更有效地對(duì)接,后來,我對(duì)這個(gè)流程進(jìn)行徹底的優(yōu)化。字節(jié)客戶,我就用飛書;阿里的客戶則用釘釘;騰訊客戶我直接用騰訊文檔;這樣,所有相關(guān)方都能在同一個(gè)文檔里實(shí)時(shí)看到編輯和修訂,一切都清晰明了,工作效率也大大提高了。
02
因此,流程的內(nèi)核是什么?我認(rèn)為是「規(guī)范程序思維」。
就像《資治通鑒》中提到的觀點(diǎn)一樣,如果我們要用一套固定的規(guī)則來選拔人才,那么,檔案是其中不可或缺的一部分。
對(duì)于管理機(jī)構(gòu)和主管人員來說,檔案是最簡(jiǎn)單、最快速了解一個(gè)人的方法;至于檔案,是否能準(zhǔn)確反映一個(gè)人的真正能力和個(gè)性,可能并不是最重要的。
畢竟,一旦將任何事情規(guī)范化,它就可能偏離最初的目標(biāo)。
例如:
我們通過考試來評(píng)估學(xué)習(xí)成績(jī),通過KPI來評(píng)估工作績(jī)效。一旦設(shè)定這些指標(biāo),它們可能會(huì)偏離實(shí)際想要達(dá)到的目標(biāo)。
此外,規(guī)范化還會(huì)產(chǎn)生另一個(gè)后果,一旦任何工作被程序化,程序的重要性就會(huì)超越一切,無論它出現(xiàn)的原因是什么,它的存在本身的重要性都會(huì)比最初的目的更高。
簡(jiǎn)而言之,程序是一種限制工作的方式。但是,一旦采取這種方式,我們就必須確保它的合理性和規(guī)范性,這才是最重要的。
比如:
很多公司,最初設(shè)立財(cái)務(wù)報(bào)銷初衷是,讓公司承擔(dān)員工在公務(wù)上的費(fèi)用支出。但實(shí)際操作中,大家都明白有些費(fèi)用無法按照正常報(bào)銷程序來處理。
有時(shí),財(cái)務(wù)部門會(huì)采取一些解決方法,為各個(gè)部門設(shè)立一個(gè)小備用金池,或者允許員工自己先墊付費(fèi)用,然后再通過收集各種購(gòu)物憑證,來抵扣支出。
財(cái)務(wù)部門當(dāng)然知道你確實(shí)是花了錢,但因?yàn)樗麄冃枰獙?duì)公司財(cái)務(wù)程序負(fù)全責(zé),所以,無論你采取什么措施,總之,只要有發(fā)票來證明都好說話,如果沒有發(fā)票,就很麻煩。
這樣發(fā)展下去,導(dǎo)致結(jié)果顯然意見,大家圍繞流程跑,更看重流程,而非工作本身。那么,這種按部就班、走程序的思維方式,難道真沒有好處嗎?
不是的。
比如,你在工作中有個(gè)想法,給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),突然跑過去會(huì)占用他的時(shí)間,于是,他會(huì)說,你怎么想的,把細(xì)節(jié)寫出來。
這并未因?yàn)樗肟茨銓懙奈淖指澹?,一旦把東西落地成文件,他可以按照文件要求,知道找哪些人協(xié)助你,這也意味著,你的想法走入公司程序,而不是被忽略了。
反之,你突然跑過去找他,他即便覺得挺好,關(guān)鍵也無法調(diào)動(dòng)別人去幫你;即便能幫你,與你對(duì)接別人,你又要和另一個(gè)人講一遍,是不是很麻煩?
因此,一旦你接受按流程辦事、規(guī)范程序思維,你就可以更好的在工作和生活中運(yùn)用它。
就像:
有一份重要的快遞丟了,不要馬上給快遞打電話,畢竟大部分人都知道,打給他們通常會(huì)得到不友好的態(tài)度,甚至避重就輕。
你應(yīng)該直接聯(lián)系郵政管理局,他們是負(fù)責(zé)監(jiān)管快遞業(yè)的部門。一旦你通過這個(gè)途徑提出投訴,快遞公司將卷入一系列復(fù)雜的程序,這也就意味著,你的問題更有可能被認(rèn)真解決,會(huì)得到賠償。
需要注意的是,如果問題只是小問題,可以商議解決,就沒必要采取如此大的舉措。
不過,我身邊有一個(gè)比較狠的例子。前一段時(shí)間,我朋友家的寬帶壞掉了,打官方電話報(bào)修3次,官方都沒派人,他直接給工信部網(wǎng)站發(fā)了個(gè)電子郵件,把原委都說了清楚。
結(jié)果,沒過兩天,有人主動(dòng)聯(lián)系他,不僅維修師傅去了,負(fù)責(zé)那個(gè)區(qū)域的小領(lǐng)導(dǎo)也去了,吐槽說,“哎呀,你的一個(gè)電話,搞得上級(jí)要求我們必須處理,還要按照流程給他們反饋,修不好也要給理由”。
所以,面對(duì)生活,流程就是關(guān)鍵。
假設(shè)你有解決不了的事,大概率是沒有走入這件事的系統(tǒng)中,找到那個(gè)系統(tǒng),想辦法與系統(tǒng)監(jiān)管部門取得聯(lián)系,你就能得到答案。
同理,一項(xiàng)工作也是這樣。一旦進(jìn)入系統(tǒng),就會(huì)被固有模式推動(dòng),這是一個(gè)必然的結(jié)果,我見過很多高管經(jīng)常說,“出了問題我很煩惱,就拍不到個(gè)人身上,怎么辦“?在我看來,是流程的問題。一旦梳理清楚流程,問題和漏洞就會(huì)自然浮現(xiàn)出來。
03
不過,從個(gè)人角度,我發(fā)現(xiàn)許多人將流程設(shè)計(jì)得過于繁瑣,反而使工作更加繁重。
拿寫作來說:
一些人使用各種筆記軟件,比如Obsidian、Notion、Flomo等,這些軟件具備各種高級(jí)功能。
他們往往會(huì)沉迷于軟件各種設(shè)置,試圖讓每個(gè)段落、間距看起來更加完美。甚至,還會(huì)深入研究各種插件和拓展功能。
然而,過于關(guān)注這些細(xì)節(jié),往往會(huì)讓他們陷入無休止的微調(diào)和研究中,分散了注意力,導(dǎo)致創(chuàng)作進(jìn)程被延遲;有時(shí)甚至?xí)萑肱c軟件斗爭(zhēng)中,而忘記了,真正應(yīng)該專注于的內(nèi)容創(chuàng)作本身。
可是,流程太粗糙也絕非好事。許多人在電腦中儲(chǔ)存大量文件,包括工作文檔、照片、音樂和視頻。
如果沒有建立明確的文件分類系統(tǒng)、規(guī)范的命名方式,那么,當(dāng)再次查找這些文件時(shí),就不得不花費(fèi)大量時(shí)間,來瀏覽整個(gè)文件夾。
這實(shí)際上是一個(gè)整理問題,也是一個(gè)流程問題。
流程設(shè)計(jì)之所以非常具有挑戰(zhàn)性的一個(gè)主要原因是「人是動(dòng)態(tài)的」,通常情況下,我們傾向于根據(jù)需求、偏好來推進(jìn)流程。然而,更明智的方式應(yīng)該,以事情本身為基準(zhǔn),量化事情的標(biāo)準(zhǔn),以事驅(qū)動(dòng)流程的設(shè)計(jì),才是更加有效和可持續(xù)的方法。這是我最大感悟。
04
那么,我如何設(shè)置自己的工作理念、以及流程的呢?
首先,安排日程,除非提前很久計(jì)劃的大型事件,我通常不會(huì)提前預(yù)定突發(fā)性的小型行程。
例如:
如果有人突然問我:“智遠(yuǎn),明天下午有時(shí)間嗎?想喝杯咖啡談?wù)勀硞€(gè)事情?!?/p>
我會(huì)告訴他,現(xiàn)在沒有安排,如果需要見面,我們可以隨時(shí)見面,這個(gè)不預(yù)約小日程的想法來源一本書,叫《完美的混亂》(A Perfect Mess)。
這樣做的原因在于,為了一件很小、立馬可以行動(dòng)的事情而占據(jù)一下午時(shí)間、是真劃不來。我今年一直在用這個(gè)方法,并發(fā)現(xiàn)非常喜歡,這讓我有更多時(shí)間專注做重要的事。
你也不用完全照做,關(guān)鍵要分辨清楚,哪些事情更重要,雖然有些事、聽起來有趣,但并不值得犧牲更多時(shí)間。
其次,為更好地管理自己的日常事務(wù),我只保留三個(gè)清單:一個(gè)是馬上要做的,一個(gè)是要關(guān)注的,一個(gè)是稍后做的。
- To Do List:一個(gè)需要馬上執(zhí)行的任務(wù)列表。這里的任務(wù)必須完成,而且按照時(shí)間先后排序。
- Watch List:一個(gè)用于跟蹤的列表。這些事情可能不需要立刻做,但我需要時(shí)刻關(guān)注它們的進(jìn)展或情況。
- Later List:一個(gè)稍后再做的事項(xiàng)列表。也就是,一些我可能想做但不是現(xiàn)在,或者我有空再說的事。
如果沒有特別安排在三個(gè)清單之中的任務(wù),我通常會(huì)忽略它們。但是,一旦有了任務(wù),如何進(jìn)行排序?或者說,怎么知道明天應(yīng)該做什么?哪個(gè)優(yōu)先?
我有個(gè)習(xí)慣,每天睡前都會(huì)查看待辦事項(xiàng)清單(To-Do List),從中挑選出明天最重要的3-5項(xiàng),并將它們記錄在備忘錄中。
第二天,我會(huì)全身心投入到這些任務(wù)中,如果能夠完成,次日,我會(huì)覺得非常有價(jià)值。當(dāng)然,我也會(huì)在備忘錄上寫下一些,原本沒有列入待辦事項(xiàng)清單的事情。
這意味著,計(jì)劃不一定能趕上生活的變化,有些事情今天沒有計(jì)劃,但它出現(xiàn),且最終完成了。
比如:
突然見到一個(gè)朋友、獲得一些額外的啟發(fā)。這種方式讓我覺得每一天都充實(shí)而多彩。
有時(shí)候,我一整天都很忙碌,回家后感覺非常疲憊,但又不太確定自己究竟做了些什么。這時(shí),“非待辦事項(xiàng)清單”恰巧幫我回想、確認(rèn)當(dāng)天的種種收獲和成就。
很多人會(huì)說,遇到拖延問題怎么辦?
在我看來,要么問題太復(fù)雜難以面對(duì),要么,身體在向我們發(fā)出信號(hào),告訴你需要休息了。
我的策略是,干不動(dòng)就不干了。該策略,被斯坦福大學(xué)的哲學(xué)教授約翰·佩里(John Perry)稱為“結(jié)構(gòu)化拖延”。
簡(jiǎn)單來說,當(dāng)我不想去完成某項(xiàng)任務(wù)時(shí),不應(yīng)該浪費(fèi)時(shí)間與拖延作斗爭(zhēng),而是,可以選擇去做其他事情。要知道,大腦會(huì)自動(dòng)根據(jù)任務(wù)的重要性,對(duì)它們進(jìn)行排序。
然而,我們常常傾向于先處理那些相對(duì)不太重要的任務(wù),以逃避那些更重要的任務(wù),而事實(shí)上,這樣做卻使我完成了更多的工作。
我真不太喜歡整個(gè)上午都守在電腦前,因?yàn)橐郧暗慕?jīng)驗(yàn)告訴我,長(zhǎng)時(shí)間盯著屏幕,上午什么都做不出來。
因此,為了避免上午都在電腦前,我會(huì)選擇去做其他事情,比如見朋友、處理一些非電腦工作,等到下午坐在電腦前,效率反而更高,這種調(diào)整緩解了我,每天工作時(shí)的焦慮感。
不過,我也有一些策略性的無能時(shí)刻。
例如:
對(duì)于那些雖然可以做,但不緊急的任務(wù),我會(huì)故意選擇不去做,或者故意將它們做得很糟糕。
等到下一次感到有足夠動(dòng)力和靈感時(shí),再去接著做。這種做法,會(huì)更有動(dòng)力和創(chuàng)造力,因?yàn)槲也粫?huì)被迫在不合適的時(shí)候完成任務(wù)。
就像參加一個(gè)訓(xùn)練營(yíng)一樣,我曾經(jīng)拖延很長(zhǎng)時(shí)間。雖然知道這是一個(gè)有益的項(xiàng)目,但我總是找各種理由推遲,然而上周,我突然感到了強(qiáng)烈的渴望,于是,決定行動(dòng)了起來。
這種策略在工作場(chǎng)合也非常有效。
例如:
如果你的上級(jí)要求你撰寫一個(gè)策劃案,而你并不擅長(zhǎng)這個(gè)領(lǐng)域,你可以選擇不浪費(fèi)太多時(shí)間,快速地完成任務(wù),盡管質(zhì)量可能并不高。
這樣,你的上級(jí)會(huì)了解你的能力,如果有更適合你的任務(wù),他就會(huì)考慮找其他人去做。
不過在其他任務(wù)上,你需要展現(xiàn)出出色的表現(xiàn),以證明自己的能力。否則,就會(huì)被認(rèn)為真無能,所以,這種策略在不同情境下靈活運(yùn)用,會(huì)取得最佳效果。
值得一提的是,我經(jīng)常會(huì)收到各種邀請(qǐng),無論是社交活動(dòng)、講課、還是線上連麥直播。很多時(shí)候,我會(huì)發(fā)現(xiàn)自己在理性上覺得應(yīng)該去參加,但內(nèi)心真的不想去。
這會(huì)導(dǎo)致,我的安排充斥著那些我并不真心想做的事情,根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn),要分辨是否真的想去做某事需要時(shí)間。
我認(rèn)為關(guān)鍵在于,這件事是否讓我感到激動(dòng),是否為我?guī)碓鲋悼赡?,如果是的話,那通常是我真正想?yún)⑴c的事情,如果不是,我就會(huì)選擇不去做。這種方式,幫助我更好地管理日常,確保我投入到那些真正感興趣的事情中。
總的來說
做事,懂流程很重要?;剡^頭來看,生活中任何一件,看上去井井有條的事,都遵循著一定規(guī)范流程,我們要理解這些流程,適應(yīng)它,但也希望,你不要被它所束縛。
專欄作家
王智遠(yuǎn),公眾號(hào):王智遠(yuǎn),人人都是產(chǎn)品經(jīng)理專欄作家。暢銷書《復(fù)利思維》作者,互聯(lián)網(wǎng)學(xué)者,左手科技互聯(lián)網(wǎng),右手個(gè)體認(rèn)知成長(zhǎng)。
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