在當今快節(jié)奏的職場中，如何高效地傳達信息變得尤為重要。本文將分享一系列實用技巧，幫助您簡化PPT的內(nèi)容，提高演示的效率與吸引力。

在新出版的《英偉達之道：黃仁勛和科技帝國的誕生》這本書中，作者揭示了一系列關(guān)于英偉達企業(yè)文化的重要見解。其中提到了一個很有意思的文化現(xiàn)象，就是CEO黃仁勛在業(yè)務(wù)討論中更喜歡用白板而不是PPT演示。因為“白板會議”這種方式會倒逼分享者提煉他們想要表達的核心思想，有助于所有參會者更加清晰、更加集中的進行交流。

其實不只是黃仁勛，有很多CEO也做出過同類的決定。

在亞馬遜2018年的Annual Letter年度信中，杰夫·貝佐斯 （Jeff Bezos）再次重申了他的一個要求，就是禁止在內(nèi)部管理會議上使用PPT演示，他認為“敘事結(jié)構(gòu)”比PPT演示更加有效。因此，在亞馬遜內(nèi)部開會的時候，會議召集人需要提前準備好一份不超過6頁的“簡報”，發(fā)給每位參會者?！昂唸蟆眱?nèi)容包括會議的議題，需要做出的決定，以及相關(guān)的背景信息。參會者先在30分鐘內(nèi)認真完成這份“簡報”的閱讀，然后再進入到會議的討論。

國內(nèi)的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)字節(jié)跳動在內(nèi)部會議中，也采用了類似的方式。

為什么PPT演示在一些組織內(nèi)部，尤其是一些高科技公司，受到質(zhì)疑和挑戰(zhàn)呢？

第一個原因：低價值任務(wù)會導(dǎo)致資源從更具戰(zhàn)略性的活動中被轉(zhuǎn)移出來，并且造成潛在的創(chuàng)收損失

不知道大家有沒有這樣的經(jīng)歷，為了做出一份精美的“PPT演示文稿”，有時候，我們會花一個小時，甚至更多的時間，用在調(diào)整格式，勘正錯誤等等這些細節(jié)上。盡管現(xiàn)在有AI工具可以幫助大家生成PPT，但我們相信，還是有大把的時間被浪費在類似的“低價值任務(wù)”上。這會導(dǎo)致兩個結(jié)果：

一個結(jié)果是，資源從更具戰(zhàn)略性的活動中被轉(zhuǎn)移出來。我們以人力資源為例：Enable-HR曾經(jīng)做過一個總結(jié)，是關(guān)于人力資源的工作時間都花在了哪些方面：第一個方面是收拾殘局，或者是做一些修修補補的工作；第二個方面是有效的運行，但離真正創(chuàng)造價值的工作還有距離，處在“追趕模式”；第三個方面是執(zhí)行一些能夠支持業(yè)務(wù)戰(zhàn)略的活動；第四個方面是參與到具有戰(zhàn)略優(yōu)先級的決策活動中。結(jié)果顯示，大部分HR的大部分時間都花在了第一和第二個方面，也就是被一些“低價值任務(wù)”占用了大量的時間、精力和心力，因此很難抽身并且投入到更具戰(zhàn)略性的活動中。

另一個結(jié)果是，造成潛在的創(chuàng)收損失。在人效指標中，有一個指標叫做“計費工作時間”，就是員工、團隊或者組織在能夠帶來直接業(yè)務(wù)收入的工作上所花費的時間。比如說，一些直接面向客戶的，按小時收取勞務(wù)或者服務(wù)費用的崗位，或者是一些可以衡量單位“計費工作時間”業(yè)務(wù)產(chǎn)出的崗位。假設(shè)一位員工一周有40個可用工作小時數(shù)，平均每小時的費率或者業(yè)務(wù)產(chǎn)出為1,000元，其中30個小時投入在客戶咨詢、銷售管理等等“計費工作時間”上，其余10個小時被用在了一些“低價值任務(wù)”的“非計費工作時間”上，那么，每周就有可能造成10,000元的潛在收入損失。

第二個原因：PPT演示有可能被包裝成一種“虛假生產(chǎn)力”，從而與企業(yè)文化產(chǎn)生沖突

什么是“生產(chǎn)力”？它包括勞動生產(chǎn)力、原材料生產(chǎn)力、資本生產(chǎn)力，以及三者相加的總生產(chǎn)力。對于員工來說，“生產(chǎn)力”就是在特定時期內(nèi)，通過勞動技能和生產(chǎn)資料的結(jié)合所創(chuàng)造的產(chǎn)出。它有一個簡單的公式，創(chuàng)造的產(chǎn)出除以投入的時間或者資源。這里有兩個要素決定了什么是真正的“生產(chǎn)力”，一個是更多的、有價值的產(chǎn)出，一個是更少的或者說更有效率的時間和資源投入。我們每個人都想在工作中表現(xiàn)出色，但僅僅試圖更多地完成工作，或者僅僅試圖更快地完成工作，這種追求單一要素而帶來的“生產(chǎn)力”都是一種“虛假生產(chǎn)力”。

比如說，我們花費大量時間投入到PPT的格式調(diào)整，錯誤勘正等等類似的“低價值任務(wù)”中，即便做出一份很精美的PPT演示文稿，也是一種“虛假生產(chǎn)力”。就像《英偉達之道》這本書中提到的，黃仁勛認為，員工有可能會將不完整的想法隱藏在精美的格式和誤導(dǎo)性文本之后。也就是說：PPT演示文稿再精美，但如果它是建立在大量的時間投入基礎(chǔ)上，刻意用所謂的“美學(xué)完美”來彌補或者掩蓋薄弱的想法和內(nèi)容，甚至把PPT演示包裝成向他人證明自己工作成果的一種工具，那么就是在制造一種“虛假生產(chǎn)力”。

這和很多組織，尤其是一些高科技公司的企業(yè)文化存在著顯著的沖突。有一位博主就曾經(jīng)分享過一段經(jīng)歷。他說：有一次自己為客戶設(shè)計了新的投資計劃，然后為此制作了一份非常漂亮的、將近40頁的PPT演示文稿，提交給了老板。原本信心滿滿地期待得到老板的認可和贊賞，沒想到老板給自己寫了一封回復(fù)郵件，大概的意思是說：其實只要3、5頁內(nèi)容就夠了，重要的是我們給客戶提供什么樣的建議，而不是冗長的說明我們發(fā)現(xiàn)了什么？

高層的注意力持續(xù)時間很短，他們期望獲得精煉的信息來做出有效決策，從而幫助組織保持一種真實、敏捷和創(chuàng)新的企業(yè)文化。PPT演示本質(zhì)上是一種溝通工具，因此，在組織內(nèi)部溝通時，追求可信、簡潔和引人注目，才是根本原則。

第三個原因：大腦告訴我們，它很討厭“低效的PPT演示”

我們大腦中的語言區(qū)域，負責同時處理聲音、單詞和句子。就好像一個電路，有多個不同的輸入和輸出，但是它們共用一個線路。因此呢，當我們在使用大腦相同部分的區(qū)域來同時處理多個不同任務(wù)的時候，效率都很低。什么意思呢？就是說作為聽眾，不能一邊聽分享者講述PPT演示文稿的內(nèi)容，一邊閱讀詳細的、文字豐富的幻燈片。當面對一張寫滿文字的幻燈片時，大多數(shù)聽眾會選擇自己快速閱讀幻燈片，而不會認真去聽分享者在說一些什么。

這里有一個原理，叫做“Glance Test掃視測試”，如果一頁PPT演示文稿的內(nèi)容，無法在3秒鐘內(nèi)幫助聽眾抓到重點，他們就會選擇自己去看幻燈片，而不是聽你說。所以，這也是為什么很多組織，包括CEO在內(nèi)不喜歡用PPT演示做溝通、做討論、做匯報的原因之一。“低效的PPT演示”就是一種效率低下、甚至無效的溝通，這種“低效的PPT演示”包括繁多的字體、繁多的文字、繁多的圖表、繁多的效果等等。

如果我們還要選擇“PPT演示”作為一種溝通工具，那么應(yīng)該怎么做，才能避免“低效”呢？我們以人力資源來舉個例子，如何匯報預(yù)算規(guī)劃？可以先用一份5-6頁、清晰簡潔的“PPT演示文稿”來展示核心內(nèi)容，包括：

• 以往預(yù)算使用的情況
• 預(yù)算投入領(lǐng)域和分配原則
• 預(yù)算投入帶來哪些收益
• 需要獲得什么樣的資源
• 存在的投入風險和應(yīng)對措施

其他預(yù)期問題和“深入研究”的數(shù)據(jù)、圖表、分析等等可以作為一個附錄單獨提供。

PPT演示，作為工具來說本身并沒有錯，錯的是使用它的人和使用的方式，所以，無論是白板、簡報、還是PPT演示，都是一種選擇，重要的是，我們需要和“低效的PPT演示”說再見！