在團隊中的溝通，影響的著項目的方方面面，有效的溝通不僅能夠保證項目更有效率的運行，也能夠很好的把握項目的進展方向。

團隊之所以成為團隊，是因為團隊會相互的協(xié)作去完成一個共同的目標。在完成這個目標的過程中就缺不了團隊成員間的交流和溝通。如果團隊有n個人，那么這個團隊的溝通復雜度就是n*（n-1）/2。

假設是一個50人的團隊，那么這個復雜度就是1225，相當于有1225個溝通的通道。

團隊越大，溝通的復雜度也會更大。所以溝通是否高效會對團隊整體的效率產(chǎn)生很大影響。那么作為團隊中的一員，我們應該如何進行溝通，來提高溝通的效率和質量呢？

搞清楚對象

就是搞清楚你要溝通的對象，這里面包含兩層意思。

你有沒有找對人？有一些問題你找了錯的人，溝通了半天結果發(fā)現(xiàn)他并沒有權力或者說他并不會有太強的意愿來一起配合。

舉個栗子，例如你想在一個小組內(nèi)推進周報的制度，你去找了小組內(nèi)的各個同學，告訴他們?yōu)槭裁匆獙懼軋螅琤alabalabala，結果你會發(fā)現(xiàn)他們并不支持也不能理解，因為大家并沒有覺得周報對他們個人來講有沒什么太大的作用。而這個時候如果你找的是這個小組的負責人，跟他溝通是否需要有周報這樣的制度，來規(guī)范大家的工作，結果可能就會不一樣。

你有沒有找全人？

再舉個栗子：交互有變更的時候，作為交互設計師，如果你只找了開發(fā)溝通了設計的調整，你會發(fā)現(xiàn)后面就會有一堆人來找你，交互負責人找你說這個變更他不知道，他覺得沒必要改這個設計；測試工程師來找你說這個變更他不知道，他不測；視覺設計師來找你說交互改了，沒有通知視覺設計師，視覺稿并沒有改····總之你會發(fā)現(xiàn)你之前跟開發(fā)工程師的這一次溝通簡直就是無效的，需要重新跟相關的所有人溝通。這就是要找全溝通對象的重要性，沒找全的話會導致你同一件事情重復溝通。

選擇合適的溝通方式

溝通的方式有很多種，暫且從兩個維度來分。

1.從溝通對象多少的維度，可以把溝通方式分為單個溝通和集體溝通，簡稱“單挑”和“群毆”。

什么情況適合單挑？

舉個栗子，當一個項目經(jīng)理需要推進一個流程，他自己對這個流程已經(jīng)比較確信，從專業(yè)上講，這對團隊也是有幫助的，但是可能由于大家的立場不同，不同的角色會有不同的聲音。

這個時候就適合先做單獨溝通，跟每個關鍵干系人溝通他的想法，針對他們的困惑逐一進行解答。但是如果是“群毆”情況下，當有一個人提出質疑的時候，其他人很容易就附和，那么他們就會形成合力一起“抵制”。這個時候，你一個人可能就應付不過來當時的情況，你沒有時間從容的梳理問題和解答他們的疑惑，從而導致溝通的失敗。在類似想要說服一群人的溝通，可以先采用單個溝通的方式，之后只需要周知即可。

那么什么情況下，適合“群毆”呢？

一般當我們需要大家共同的力量一起想辦法或者要做群體決策的時候，就需要采用群毆的方式。例如產(chǎn)品名字的腦暴，或者針對產(chǎn)品的一次重要調整的群體決策。這類事情，你還找人逐個溝通的話，那會極大的降低溝通的效率甚至讓溝通無效。

2.從溝通工具的維度，可以把溝通方式分為：書面溝通和當面溝通。

書面溝通：書面溝通也有很多種，比如郵件溝通，IM溝通。

郵件溝通適用于一些結論的周知，或者一些嚴肅正式事件的交涉。

舉個栗子：會議結束之后，你們得出了一些結論，那么這些結論可以由郵件的形式周知所有與會者。另一種情況，如果你們依賴的服務出現(xiàn)了問題，導致你們產(chǎn)品無法使用，而對方的響應還非常慢，這個時候如果你想引起各個老大足夠的重視，那么你就可以發(fā)送一個郵件，抄送給自己的老大和對方的老大，來推進問題的解決。相較于郵件溝通，IM溝通的正式程度就會低許多，一般是一些即時信息溝通。它有一個缺點就是信息容易被淹沒，所以不適合做正式的重要事項的溝通。

當面溝通：一些關鍵的溝通或者用文字表達不清楚需要來回商量的問題，適合用當面溝通。

同樣的栗子，如果要進行交互的變更，就建議先做當面溝通，接收一下來自其他角色對這次變更的意見，而不是直接用書面溝通。又例如，作為項目經(jīng)理想跟一位同事溝通一下他的工作調整的安排，那也不適合直接用書面溝通。因為對于這類問題，對方可能會有反饋，而且當面溝通時，你能通過肢體或者表情，來觀察他對這件事情的態(tài)度或者認可程度，這就會影響溝通的效果。

溝通過程中的注意事項

溝通準備工作

每一次溝通都需要做相應的準備，例如一些數(shù)據(jù)的準備，一些溝通對象的背景調查，一些可選方案的準備。如果你想找開發(fā)負責人溝通提升研發(fā)質量，那么就得提前準備最近幾個版本的bug情況，以及幾個版本之間的質量差別，以及一些改進措施的備選方案等。沒有準備的溝通，往往會冗長，而且難以得出結論。許多項目中的溝通都有這個問題。

謹記溝通的目的

每一次的溝通都是帶有明確的目的。溝通的過程中，這個目的必須貫穿始終。日常溝通中有幾種常見的情況，很容易影響目標的達成。

第一種是關于溝通主題在溝通中改變。舉個栗子：在測試階段，QA發(fā)現(xiàn)交互的變更只通知了開發(fā)，開發(fā)這么做了，但是QA并不知道，而且策劃和項目經(jīng)理等其他角色也不知道。這個時候，項目經(jīng)理覺得有必要召集相關的人溝通一下對于這一次變更我們的處理方式，是接受呢還是拒絕。結果在溝通過程中一些同學的溝通方向就變成了責怪交互同學沒有按照變更流程進行以及變更流程該如何改進。這顯然就偏離了我們最初的溝通目的。這個時候項目經(jīng)理就要立刻進行糾正，回到最初的議題上來。

關于如何糾正，我們可以首先肯定大家現(xiàn)在討論的問題是很有價值的，但是由于目前還有一些工作沒有提前準備，現(xiàn)在討論起來效率不高，而且目前最緊急的應該是這次溝通的目的，所以建議我們先把大家要討論的問題記下來，安排專門的討論，當前先回到本次溝通的目的上來。

另一種情況就是情緒。當人在溝通過程中進入了情緒中，那么他往往就會忘記溝通的目的。作為一次溝通的owner，首先要觀察到溝通對象的情緒，如果溝通對象進入了情緒中，我們可以采取一些措施來緩解當時的氣氛：

1.強調共同目的：尋找到本次對話雙方共同的目的，強調我們的溝通只是為了達到這樣一個目的，并不是對對方找個人有不滿。

2.保持尊重：我們在溝通中用到的語言或者身體語言都要注意，避免出現(xiàn)一些不恰當?shù)脑~語或者有一些不禮貌的舉動。要向對方顯示足夠的真誠和尊重。不管是大人還是孩子，當感到被尊重和被理解的時候，就會很容易平復心情，重新回到對話的狀態(tài)中來。

3.及時道歉：如果說自己的一些語言或行為導致了對方情緒激動，我們可以直言道歉，例如可以真誠的說：不好意思，我剛剛說話的語氣重了點。承認自己的錯誤或者適當?shù)氖救?，都會讓對方覺得你對這次溝通的誠意。

4.當自己有情緒的時候該如何處理。一些時候除了對方，自己也很容易陷入情緒當中，當自己陷入到情緒中中我們可能就無法再關注到上一個點鐘講到的內(nèi)容。這個時候最要緊的就是讓自己能夠冷靜下來，最好的方式就是跟對方說，我們休息一下，等一下再回來繼續(xù)對話。這一點的處理方法本身不難，難的是在那個當下，你要意識到自己有情緒了，而且這個情緒已經(jīng)已經(jīng)阻礙你們達成這次溝通的目的了。

5.溝通結論的確認和跟進。溝通有了結論之后，一定要對這個結論做一個確認和周知，結論的確認可以在溝通結束的當時就現(xiàn)場總結并獲得溝通人員的確認。事后還可以用到第二點里面講到的郵件溝通的形式進行周知。

常常見到項目中有一些溝通在口頭溝通結束之后大家就各自回去執(zhí)行了，半個月之后因為別的問題說起發(fā)現(xiàn)有一個落實的事項沒有進行，原因是有人忘記執(zhí)行了或者壓根就不覺得當時大家共同決定了這件事情。所以結論的確認和周知很重要。周知之后還需要確保會議的決議有被執(zhí)行，這需要一些跟進的機制。常見的一些跟進的方法有：

創(chuàng)建JIRA任務給相應的同學。

放在常規(guī)會議（定期召開）的跟進事項里面，這樣這些結論會有一個固定的機制被看到和被跟進。

放在項目的流程里面，固化在日常的工作中

溝通的學問其實很大，不同的角度會有不同的理解。以上只是筆者基于過往有限的經(jīng)歷所梳理的一些要點，歡迎探討！

作者：何燕華，網(wǎng)易資深項目經(jīng)理，PMP，CSM。先后在網(wǎng)易私有云、網(wǎng)易用戶中心、網(wǎng)易GACHA、網(wǎng)易LOFTER、網(wǎng)易云音樂等項目擔任項目管理工作，積累了豐富的項目管理實踐經(jīng)驗，并始終致力于項目的成功交付和團隊的健康發(fā)展?！毒W(wǎng)易一千零一夜》主要作者之一。

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